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L’arrêté du 31 mai 2023, publié le 8 juin, intitulé “portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation“, constitue une étape majeure dans l’évolution de la certification Qualiopi. Cet arrêté, qui vient compléter les dispositions existantes, apporte des précisions et introduit de nouvelles mesures visant principalement à harmoniser les pratiques des organismes certificateurs.
Pour rappel, la certification Qualiopi a été instaurée en France en 2018 dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle. Elle vise à garantir la qualité des formations dispensées par les organismes de formation, en évaluant leur conformité à un référentiel national. Cette certification est devenue obligatoire pour les organismes souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés de la formation professionnelle.
Cependant, depuis sa mise en place, des disparités ont pu être observées dans les pratiques des organismes certificateurs chargés d’attribuer la certification Qualiopi. Ces différences peuvent engendrer une certaine confusion et complexité pour les organismes de formation, qui doivent s’adapter à des exigences parfois divergentes.
C’est dans ce contexte que l’arrêté du 31 mai 2023 intervient, avec pour objectif principal d’harmoniser ces pratiques et de clarifier les modalités de passage de la certification Qualiopi. En fournissant des précisions supplémentaires et en établissant des critères plus précis, cet arrêté veut renforcer la confiance des acteurs de la formation et à garantir une évaluation plus homogène des organismes de formation.
Dans cet article, nous examinerons les principales mesures qu’introduit cet arrêté et leur impact sur les organismes de formation. Nous aborderons également les avantages attendus de cette harmonisation des pratiques et les perspectives qu’elle ouvre pour l’amélioration continue de la qualité de la formation professionnelle en France.
A PROPOS DE L'AUDIT INITIAL
Les nouvelles exigences de l’arrêté du 31 mai concernant l’audit initial de la certification Qualiopi ont des impacts significatifs sur les organismes de formation.
La nécessité de fournir de nouvelles informations
Avant de passer l’audit, les organismes devront fournir de nouvelles informations. Cela inclut leur numéro d’enregistrement au répertoire Sirene (numéro SIREN), leur statut juridique ainsi que les coordonnées du dirigeant, et une description détaillée de leur activité, en précisant les catégories d’actions et les types de formations dispensées.
Le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) doit également être transmis, sauf en cas d’absence de ce dernier, auquel cas le montant des produits perçus par catégorie de financeur doit être fourni. De plus, un organigramme nominatif et fonctionnel, mentionnant au moins le nombre de salariés, doit être inclus dans les informations transmises.
La non conclusion de contrats concurrents
Avant la conclusion du contrat de certification, les organismes doivent également fournir une déclaration sur l’honneur, datée et signée, affirmant qu’ils n’ont pas conclu de contrat avec un autre certificateur pour les catégories d’actions demandées, et qu’ils n’ont pas fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification au cours des trois derniers mois. Toute fausse déclaration peut entraîner le refus de certification.
L'échantillonnage des actions à évaluer
Pendant l’audit, l’échantillonnage des actions à évaluer est déterminé par l’auditeur et communiqué lors de l’audit lui-même. Cet échantillonnage, qui couvre la période entre le dernier audit et la date de l’audit en cours, n’est pas divulgué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit. De plus, la mise en œuvre d’une action de chaque catégorie d’actions concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.
La durée d'audit
Si l’auditeur identifie de nouveaux éléments pendant l’audit pouvant modifier la durée initialement prévue, il doit ajuster cette durée en se référant aux modalités de calcul spécifiées dans l’arrêté, ou effectuer un audit complémentaire si nécessaire.
Le rapport d'audit
Une fois l’audit terminé, un rapport d’audit, également appelé “support d’enregistrement d’audit“, est transmis à l’organisme audité. Ce rapport doit inclure l’échantillonnage des actions réalisées par catégorie d’action ainsi que la justification du choix de cet échantillonnage. Ces mesures renforcent la rigueur et la transparence du processus d’audit, contribuant ainsi à la qualité et à la fiabilité de la certification Qualiopi.
LA COMMUNICATION OBLIGATOIRE DU CERTIFICAT QUALIOPI
L’arrêté du 31 mai introduit de nouvelles règles de communication concernant le certificat Qualiopi.
La vérification du NDA par l'organisme certificateur
Avant de délivrer le certificat, le certificateur doit vérifier la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité, en se référant à la liste publique des organismes de formation.
De nouvelles informations obligatoires dans le certificat Qualiopi
L’arrêté du 31 mai rend également obligatoires la référence au programme de certification, l’adresse du certificateur et le numéro SIREN dans le certificat Qualiopi. Cette nouvelle exigence vise à standardiser les certificats et à renforcer la transparence. Bien que certains organismes les incluaient déjà, ces informations sont maintenant légalement requises pour tous les organismes certificateurs. Cela assure une meilleure traçabilité et facilite la validation des certificats par les parties concernées.
Publicité du certificat Qualiopi
Une nouvelle exigence a été introduite : en plus des règles d’utilisation de la marque, il est désormais obligatoire d’afficher le certificat Qualiopi dans vos locaux et sur votre site internet. Si vous n’avez pas de site internet, vous devez fournir une copie du certificat à tous les candidats, stagiaires, apprentis et financeurs qui le demandent. Le non-respect de cette obligation entraîne une non-conformité majeure lors de l’audit de surveillance.
En cas de constatation de fausses déclarations lors de la délivrance de la certification, l’organisme certificateur peut engager une procédure de retrait de la certification.
L'AUDIT DE RENOUVELLEMENT
L’arrêté insiste également sur les audits de renouvellement.
Délais de passage
L’arrêté insiste également sur les audits de renouvellement. Il rappelle notamment que l’audit de renouvellement doit intervenir au moins 4 mois avant la date d’échéance définitive. En effet, partant du principe qu’il faut au moins trois mois pour traiter les non-conformités majeures, un délai de 4 mois s’impose si l’organisme veut renouveler sa certification.
Transfert de certification
Si vous envisagez de transférer votre certificat d’un certificateur vers un autre lors du renouvellement de votre certification Qualiopi, vous devrez soumettre une déclaration sur l’honneur indiquant que vous n’avez pas conclu de contrat avec un autre organisme de certification et précisant la date d’expiration de votre certificat actuel.
LE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITES
Non-conformités majeures
Une modification importante concerne le traitement des non-conformités majeures lors de l’audit initial. Dans ce cas, le certificateur dispose d’un mois pour remédier aux non-conformités, tout comme lors des audits de surveillance et de renouvellement. Si les actions correctives ne sont pas mises en œuvre, le certificateur notifie le refus de certification. Dans ce cas, vous devez attendre un délai de trois mois à partir de la date du refus avant de présenter une nouvelle demande de certification.
LES NOUVEAUX ENTRANTS (NE)
Une véritable définition des nouveaux entrants
Jusqu’alors, la définition d’un nouvel entrant se trouvait dans le Préambule du Référentiel National Qualité. Celui-ci exprime clairement que le nouvel entrant est le prestataire dont l’activité vient de démarrer.
Toutefois l’arrêté du 31 mai 2023 introduit une autre définition. Selon cet arrêté, un nouvel entrant désigne les prestataires d’actions contribuant au développement des compétences qui se trouvent soit dans leur première année d’activité, soit qui débutent une activité dans une nouvelle catégorie d’actions, spécifique aux indicateurs de cette catégorie.
Harmonisation du traitement des indicateurs spécifiques aux nouveaux entrants (NE)
L’arrêté du 31 mai 2023 harmonise le traitement des indicateurs spécifiques aux nouveaux entrants. Pour chaque indicateur concerné par des aménagements spécifiques, l’arrêté précise que l’organisme certificateur vérifiera la formalisation du processus lors de l’audit initial, tandis que la mise en œuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité sera vérifiée lors de l’audit de surveillance. Ainsi, cette mesure permet d’assurer une cohérence dans le traitement de ces indicateurs pour les nouveaux entrants.
Allongement de la durée de l'audit de surveillance
Suite à la constatation que de nombreux indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) sont examinés lors de l’audit de surveillance, l’arrêté du 31 mai 2023 prévoit une augmentation de la durée de cet audit pout les organismes de formation nouveaux entrants. Il est stipulé que pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants lors de l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est prolongée d’une demi-journée.
Cette extension vise à permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée lors de l’audit de surveillance. Ainsi, cette mesure assure une allocation de temps adéquate pour examiner en détail les indicateurs spécifiques lors de l’audit de surveillance.
LE CAS DES ORGANISMES MULTI-SITES
Si vous êtes un organisme multi-sites et que vous souhaitez ajouter de nouveaux sites à votre certificat, le certificateur effectuera un échantillonnage des sites à auditer. En plus de l’audit des nouveaux sites, le certificateur devra également auditer la fonction centrale de votre organisme.
Si votre organisme met en place une nouvelle catégorie d’actions sur l’ensemble de vos sites ou sur une partie d’entre eux, vous devez soumettre une demande d’extension pour cette catégorie. Les nouveaux sites seront inclus dans l’échantillonnage des sites à auditer.
Si votre organisme est certifié pour un seul site et que vous souhaitez étendre votre activité à d’autres sites, vous devrez réaliser un nouvel audit et conclure un nouveau contrat avec votre certificateur.
Cet article résume les points clés de l’arrêté du 31 mai 2023. Vous noterez que les principales mesures concernent les modalités d’audit des certificateurs, visant à harmoniser les pratiques. Les mesures applicables aux organismes de formation concernent principalement des aspects administratifs, tels que la fourniture d’informations supplémentaires lors de la demande d’audit, ainsi que des exigences en matière de communication. Des précisions sont également apportées pour les organismes multi-sites et les nouveaux entrants.
A noter que ces mesures entreront en vigueur à partir du 1er septembre 2023, à l’exception de celles relatives au traitement des non-conformités et au transfert de certification, qui sont applicables depuis le 9 juin 2023.
