La certification Qualiopi est essentielle pour les organismes de formation souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés. Elle atteste de la qualité des processus mis en place et repose sur le référentiel national qualité (RNQ). Voici les étapes clés pour obtenir cette certification et permettre à votre organisme de développer son activité.
1. Pré-requis avant de présenter Qualiopi
Avant d’entamer la démarche de certification, vous devez commencer par vous assurer de remplir certains prérequis sans lesquels, vous ne pourrez même pas présenter l’audit.
Avant tout, il faut que vous disposiez d’une entreprise active : L’organisme de formation doit être en mesure de facturer et d’exercer une activité professionnelle régulière.
Il vous faudra également avoir dispensé au moins une formation : Il est nécessaire d’avoir déjà formé des apprenants et d’être en mesure de fournir des preuves de cette activité (attestations, feuilles d’émargement, contrats, etc.).
Une fois cette première prestation délivrée, vous devrez obtenir votre NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). Le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est obligatoire pour exercer en tant qu’organisme de formation. C’est ce qui reconnaît la société comme tel.
Il s’obtient en déclarant son activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). Ce numéro permet de garantir que l’organisme respecte la réglementation en vigueur du Code du Travail.
2. Préparation à la certification Qualiopi
Une fois ces prérequis remplis, il est temps de préparer la certification :
- Se familiariser avec le référentiel Qualiopi : Ce dernier repose sur 7 critères et 32 indicateurs couvrant des aspects comme l’accueil des publics, l’adaptation des formations, les compétences des formateurs et l’amélioration continue. On vous recommande très fortement de démarrer votre préparation par une lecture attentive de ce document de référence. Cela vous permettra de vous familiariser avec la philosophie globale de la certification Qualiopi. L’idée est de comprendre la mécanique pour fluidifier, par la suite, sa mise en place au sein même de votre structure.
- Mettre en place les processus requis : L’organisme doit structurer son fonctionnement selon les exigences du référentiel évoqué juste avant. Cela se traduit par la formalisation des procédures en gestion documentaire et en démarches d’amélioration continue notamment. Vous devez être en mesure de prouver que vous respectez toutes les attentes et les exigences du référentiel de la certification Qualiopi.
- Réaliser un audit blanc : Chez Digi-Certif, nous recommandons systématiquement de réaliser un audit blanc avant l’audit officiel. Cela permet d’identifier les éventuelles non-conformités et de s’assurer que tout est bien en place avant de présenter le “vrai” audit. L’objectif ici est d’éviter toute mauvaise surprise le grand jour.
3. Choix du certificateur et audit
Une fois que l’organisme a bien préparé chaque point du référentiel, il est donc prêt à passer son audit.
Il lui faudra donc :
- Choisir un organisme certificateur : Il existe environ 30 organismes certificateurs accrédités par le Cofrac. Consultez-les pour obtenir différentes propositions commerciales et sélectionner celle qui vous semblera la plus adaptée.
- Planifier la date d’audit : Une fois le certificateur choisi, il est nécessaire de fixer une date pour l’audit avec ce dernier. Le certificateur vous attribuera alors un auditeur. Il vous communiquera, en amont du jour J, le plan de votre audit. Il précise tout le déroulé de la journée. Cela vous permettra d’anticiper au mieux et de vous organiser en conséquence.
- Passer l’audit de certification : L’auditeur qui sera chargé d’évaluer votre organisme et vérifiera sa conformité aux exigences du référentiel Qualiopi à travers l’examen des documents et des procédures mises en place.
4. Maintien de la certification
La certification Qualiopi est valide pour trois ans, mais elle implique des audits de suivi :
- Audit de surveillance : Réalisé entre 14 et 22 mois après la certification initiale, il permet de s’assurer que les exigences sont toujours respectées. Attention, ce n’est pas parce que vous avez déjà passé un premier audit que le second est plus simple. Souvent, les auditeurs sont plus exigeants ou intransigeants : vous êtes déjà censés maîtriser parfaitement les exigences de Qualiopi.
- Audit de renouvellement : Au bout de trois ans, un nouvel audit doit être passé pour prolonger, renouveler la certification.
L’enjeu ne s’arrête donc pas à la simple obtention de votre certificat. Vous devez vous assurer de continuer à respecter le référentiel et ce sur le long terme faute de quoi vous perdrez votre certification.
Obtenir la certification Qualiopi est une démarche rigoureuse qui nécessite une bonne organisation et une préparation minutieuse. Elle apporte une reconnaissance officielle et permet d’accéder à des financements publics. Chez Digi-Certif, nous accompagnons les organismes de formation dans toutes ces étapes pour garantir une certification sans stress et en toute sérénité.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
