En tant que franchiseur, la question de la formation des franchisés est une question absolument fondamentale. Elle est même souvent déterminante dans la réussite du projet entrepreneurial du franchisé. Aussi, elle mérite une attention toute particulière.
C’est dans ce contexte que vous avez dû entendre parler de la certification Qualiopi. Certification star des organismes de formation, la certification Qualiopi est aujourd’hui un incontournable dans le monde de la formation professionnelle.
Toutefois, est-elle vraiment nécessaire lorsqu’on est une franchise ? Si oui, quel investissement humain et financier doit-on prévoir pour la passer ? En combien de temps peut-on espérer se voir certifié ?
Ce sont toutes les questions auxquelles nous répondrons dans cet article. Dans un premier temps, nous verrons l’intérêt que soulève la certification Qualiopi pour une franchise. Puis nous étudierons les modalités d’accès à la certification au vu des spécificités que présente le modèle de la franchise.
Prêts à tout comprendre ?
C’est parti !
Ces franchiseurs nous font ont confié leur certification Qualiopi
La Certification Qualiopi, un atout majeur pour les franchiseurs
Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, assurer un accompagnement de qualité aux franchisés est un enjeu majeur pour tout réseau de franchise. Qualiopi représente une opportunité stratégique pour structurer et valoriser l’offre de formation proposée aux membres du réseau.
Obtenir cette certification, c’est garantir aux franchisés une formation conforme aux standards de qualité exigés par le Référentiel National Qualité. Mais au-delà d’un simple label, Qualiopi ouvre également l’accès à des financements publics et mutualisés, rendant ainsi la formation plus accessible et performante.
Qualiopi : une certification qualité
Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité des prestations proposées par un organisme de formation. Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ) et s’assure que les processus internes garantissent un accompagnement efficace des bénéficiaires.
Obtenir Qualiopi permet aux franchiseurs de structurer leur offre de formation et d’assurer un niveau d’exigence élevé, bénéfique pour l’ensemble du réseau.
Une certification qui débloque l’accès aux fonds publics de la formation professionnelle
L’un des principaux intérêts de Qualiopi réside dans l’accès aux financements publics et mutualisés de la formation professionnelle. Sans cette certification, les formations dispensées par le franchiseur ne peuvent pas être prises en charge par les OPCOs (Opérateurs de Compétences), le CPF (Compte Personnel de Formation), France Travail ou encore les financements des Régions.
Pour les franchises qui misent sur la formation pour accompagner et professionnaliser leurs franchisés, obtenir Qualiopi devient un levier stratégique incontournable.
Un cycle ponctué par trois audits qualité en trois ans
Obtenir Qualiopi n’est que la première étape d’un engagement à long terme. En effet, la certification s’inscrit dans un cycle de trois ans marqué par plusieurs audits de contrôle :
- L’audit initial : Il permet d’obtenir la certification et évalue la conformité de l’organisme de formation aux critères du Référentiel National Qualité.
- L’audit de surveillance : Il a lieu entre le 14e et le 22e mois suivant l’audit initial. Son objectif est de vérifier que l’organisme maintient ses engagements en matière de qualité.
- L’audit de renouvellement : Réalisé trois ans après l’audit initial, il permet de renouveler la certification pour un nouveau cycle de trois ans.
Ainsi, choisir de se certifier Qualiopi signifie entrer dans un processus d’amélioration continue et de contrôle régulier, avec un audit qualité environ tous les 18 mois.
Comment préparer efficacement Qualiopi en tant que franchise ?
Diagnostic initial : Évaluer sa capacité à obtenir Qualiopi
Avant de se lancer dans la certification, il est crucial d’évaluer sa situation actuelle et d’identifier les écarts à combler :
- Faire un état des lieux de l’organisation et des pratiques en place.
- Vérifier la conformité aux exigences du Référentiel National Qualité.
- Identifier les points d’amélioration nécessaires pour répondre aux attentes du certificateur.
Mise en conformité : Structurer ses processus internes
Une fois le diagnostic initial réalisé, il est temps de mettre en conformité l’organisme de formation en structurant ses processus internes. L’objectif est d’aligner ses pratiques avec les exigences du Référentiel National Qualité afin de garantir une gestion rigoureuse et efficace des formations.
Cela passe d’abord par la formalisation des documents obligatoires : un programme de formation détaillé, des modalités précises d’évaluation des acquis, une procédure d’amélioration continue ainsi qu’un système de suivi de la satisfaction des apprenants. Ces éléments doivent être clairs, cohérents et facilement accessibles en cas de contrôle.
En parallèle, il est essentiel de sensibiliser et former les formateurs ainsi que les équipes administratives aux exigences de Qualiopi. Ils doivent être en mesure d’appliquer les procédures définies et de justifier leur mise en œuvre lors de l’audit.
Enfin, mettre en place un suivi régulier permet d’identifier d’éventuelles failles et d’y remédier avant le passage de l’audit. Une organisation rigoureuse et documentée est la clé pour garantir le succès de la certification.
Préparation à l’audit : Anticiper le contrôle du certificateur
Une fois que l’organisme de formation a mis en place les éléments nécessaires pour être en conformité avec les exigences de Qualiopi, il est essentiel de bien préparer l’audit. Cet audit, réalisé par un organisme certificateur, a pour but de vérifier la mise en application des critères du Référentiel National Qualité.
Pour maximiser ses chances de réussite, plusieurs actions doivent être anticipées :
- Constituer un dossier de preuves solide : Lors de l’audit, l’organisme devra être en mesure de démontrer que chaque exigence du référentiel est respectée. Cela implique de rassembler tous les documents justificatifs, tels que les procédures internes, les supports de formation, les évaluations des bénéficiaires, et les actions d’amélioration mises en place.
- Organiser un audit blanc : Il peut être très utile de simuler un audit en interne ou avec l’aide d’un consultant spécialisé. Ce test grandeur nature permet d’identifier d’éventuelles faiblesses dans la présentation des éléments de preuve et d’anticiper les questions du certificateur.
- Préparer les équipes : L’audit Qualiopi ne concerne pas seulement le responsable de la formation, mais l’ensemble des acteurs impliqués. Formateurs, responsables pédagogiques et administratifs doivent être prêts à répondre aux questions de l’auditeur et à expliquer clairement leur rôle dans la démarche qualité.
- Planifier l’audit avec rigueur : Une bonne organisation en amont est essentielle. Il est important de s’assurer que toutes les parties prenantes soient disponibles le jour de l’audit et que les documents soient accessibles et bien organisés.
Ces franchiseurs nous font ont confié leur certification Qualiopi
Passage de l’audit et obtention de la certification
Après plusieurs semaines de préparation, vient l’étape décisive : le passage de l’audit Qualiopi. Réalisé par un organisme certificateur accrédité, cet audit vise à vérifier que votre organisme de formation respecte bien les exigences du Référentiel National Qualité. C’est un moment clé du processus, où vous devrez démontrer, preuves à l’appui, que vos pratiques sont conformes aux critères de certification.
L’audit débute généralement par une réunion d’ouverture au cours de laquelle l’auditeur présente le déroulement de la journée et rappelle les objectifs de la certification. Ensuite, il examine en détail les documents que vous avez préparés : programmes de formation, modalités d’évaluation des apprenants, suivi de la satisfaction, procédures internes… Chaque élément est scruté pour s’assurer qu’il répond aux exigences du référentiel.
L’auditeur pourra également mener des entretiens avec les équipes impliquées dans la formation (formateurs, responsables pédagogiques, personnel administratif). Il posera des questions sur l’organisation des sessions, la prise en charge des apprenants et les actions mises en place pour garantir l’amélioration continue. Dans certains cas, une visite des locaux peut être demandée afin de vérifier l’accessibilité et la conformité des infrastructures.
En fin d’audit, l’auditeur organise une réunion de restitution pour partager ses conclusions. Il peut valider la certification ou signaler des non-conformités, qui devront être corrigées dans un délai donné avant l’obtention définitive du certificat. Une fois obtenu, celui-ci est valable trois ans, sous réserve du bon déroulement des audits de surveillance intermédiaires.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
