Une fois votre décision prise de passer la certification Qualiopi, vous allez contacter différents organismes certificateurs pour obtenir des devis et définir les modalités d’organisation de l’audit. 

Lorsque vous le solliciterez, celui-ci aura besoin de certaines informations pour définir préalablement le champ d’audit ainsi que la durée d’audit. 

En plus des informations concernant les types d’actions de formation que vous dispensez, votre date de début d’activité (attribution du NDA) ou bien encore votre collaboration éventuelle avec des sous-traitants, votre contact devra également déterminer si vous êtes un établissement « mono site » ou « multi site ». 

Comment définir un établissement « multi site » au sens de Qualiopi et quelles sont les conséquences sur l’audit ? 

Les critères d’un établissement multisite

Un établissement ‘’Mono-site’’ est un organisme ne possédant qu’un seul site dédié à la formation.

Un établissement ‘’Multi sites’’ doit répondre à plusieurs critères pour être identifier comme tel. 

Un même numéro de déclaration d’activité (NDA)

Tout d’abord, l’ensemble des sites doivent avoir le même numéro de déclaration d’activité (NDA). Une certification Qualiopi correspond à un NDA. Dans le cas d’un « multi sites », la totalité des sites rattachés doivent avoir le même NDA. Par conséquent, le cas d’un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement différent ne correspond pas à ce cas de figure et ne peut être qualifié d’organisme « multi-sites » dans le cadre de la certification Qualiopi. Chaque entité devra donc passer sa propre certification. 

L’existence d’une fonction centrale

De plus, une fonction centrale doit être identifiée. Il ne s’agit pas obligatoirement du siège social mais de la structure qui pilote l’ensemble des autres entités. Lors de l’audit, la fonction centrale devra démontrer qu’elle a autorité sur les autres sites. Pour pouvoir être identifié comme un établissement « mutli-sites », l’ensemble des sites doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme. Ils sont sous son autorité et doivent respecter et suivre les consignes et procédures qu’elle énoncera. 

Une liste identifiée des sites dépendants

Lors de la demande de devis, un organisme « multi-sites » devra fournir la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée : les adresses précises et les actions concernées de chaque site.

Un seul et unique système qualité

De même, l’établissement doit proposer un seul et unique système qualité commun et obligatoire, applicable à tous les sites et défini par la fonction centrale. Par ailleurs, précisons que la fonction centrale ne doit pas être sous-traitée.

La cohérence du système de formation ainsi créé

Enfin, l’ensemble des sites rattachés à la fonction centrale doivent accueillir des actions de formation et posséder du personnel présent de façon permanente sur l’ensemble des sites (pas forcément à temps plein).

L’ensemble de ces prérequis feront l’objet d’une vérification en amont afin que l’organisme certificateur définisse ou non si vous entrez dans la catégorie des « multi sites ». 

Outre ces prérequis, il existe beaucoup de cas particuliers, n’hésitez donc pas à prendre le temps de vous entretenir avec votre organisme certificateur. Celui-ci vous posera toutes les questions nécessaires afin de définir, ou non, si votre organisme peut être considéré comme « multi-sites » 

En cas de changement, de rachat de nouveaux sites par exemple, il vous faudra contacter l’organisme certificateur pour intégrer ces changements dans les futurs audits.

Quelles conséquences ? 

Durée d’audit 

La détermination d’un établissement « multi-site » aura des conséquences sur la durée d’audit. En effet, plus vous aurez de sites, plus la durée d’audit sera réévaluée. Pour autant, tous les sites complémentaires ne seront pas systématiquement audités. Un calcul permet de définir l’échantillonnage des sites à audités. 

Comme pour tout organisme de formation, la durée de l’audit Qualiopi est définie par deux critères principaux :

• Le chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences
• Le nombre de catégories d’actions pour lesquelles le prestataire souhaite être certifié

Pour les organismes « multi-sites », un critère s’ajoute pour calculer la durée de l’audit :

• Le nombre de sites.

Ainsi, la durée de l’audit Qualiopi sera proportionnelle au nombre de sites de l’organisme.

Qui est audité ?

Le site principal sera systématiquement audité mais les autres sites le seront de manière aléatoire et par échantillonnage. Il est donc important de préparer la certification sur l’ensemble de vos sites. 

Lors de la planification de l’audit, le certificateur va effectuer un échantillonnage des sites à auditer. Ainsi, en fonction du nombre de sites, l’organisme certificateur peut définir ceux qui seront audités lors de l’audit initial, lors de l’audit de surveillance, puis lors du renouvellement de la certification. Ce mode de fonctionnement permet d’auditer l’ensemble des sites sur un cycle de certification complet.

L’audit de certification Qualiopi d’un organisme « multi-sites » se déroule de manière similaire à celui d’un organisme à site unique. Toutefois, seule la fonction centrale sera auditée systématiquement. Les particularités de l’organisme « multi-sites » vues précédemment seront auditées et l’auditeur sera amené à se déplacer sur les sites choisis dans l’échantillonnage.

En conclusion, l’audit d’un organisme « multi-sites » est peu différent de celui d’un organisme de formation à site unique. Il s’adapte en organisation et en durée à l’activité d’un organisme multi-sites. 

Le prestataire devra démontrer que l’ensemble des sites sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité.