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La certification Qualiopi est la nouvelle certification “star” des organismes de formation. Créée en 2018 par l’intermédiaire de la Loi Avenir Professionnelle, elle intervient en remplacement de DataDock.
On a souvent entendu dire que la certification Qualiopi est devenu obligatoire à compter du 1er janvier 2022. Mais est-ce vraiment le cas ? Peut-on avoir un organisme de formation sans passer la certification Qualiopi ? Si oui, quelle seraient les conséquences pour l’organisme de formation ?
On vous explique tout dans cet article ! Nous verrons d’abord que la certification Qualiopi n’est en fait pas obligatoire à proprement parler. Il est tout à fait possible de délivrer des actions de formation professionnelle sans avoir Qualiopi (1). Toutefois, nous verrons immédiatement après que se passer de la certification Qualiopi consisterait à se passer de nombreuses opportunités et réduirait largement les chances de réussite de votre projet d’organisme de formation (2).
Prêts à tout comprendre ? Alors c’est parti !
UNE OBLIGATION, SEULEMENT POUR LES ORGANISMES QUI SOUHAITENT BÉNÉFICIER DES FONDS PUBLICS ET MUTUALISÉS
La création d’un organisme de formation passe par la déclaration de son activité de formation. C’est le seul et unique prérequis obligatoire pour délivrer des formations (1). La certification Qualiopi ne deviendra nécessaire que si vous souhaitez mobiliser des fonds publics et mutualisés dans le cadre de la réalisation de vos formations (2).
La déclaration d'activité de formation : le seul prérequis obligatoire pour délivrer des formations
Vous avez un projet de création d’un organisme de formation mais ne connaissez pas bien les étapes nécessaires pour arriver à vos fins ? Vous êtes au bon endroit. Nous allons vous expliquer pas à pas les étapes obligatoires pour pouvoir délivrer des formations. Et vous verrez que la certification Qualiopi ne fait pas partie de ces étapes impératives.
Avoir un SIREN (SIRET) valide
La première étape de votre parcours pour créer votre organisme de formation consiste à obtenir un Siren. Pour rappel, le Siren est le numéro qui identifie votre entreprise auprès des services de l’Insee. Il s’agit d’un identifiant à 9 chiffres qui est assigné à chaque entreprise au moment de sa création. Il vous est délivré en même temps que votre Kbis. Parallèlement à votre Siren, l’administration française vous délivre également un Siret qui identifie votre établissement. Il s’agit d’une étape absolument obligatoire : l’ensemble de votre parcours dans le monde de la formation professionnelle est dépendant de la bonne obtention de votre Siren. Il s’agit d’identifier la structure juridique, la personne morale, qui porte le projet de formation.
Dans le cadre de la création de votre organisme de formation, vous pouvez décider de créer une structure indépendante qui porte le projet d’organisme de formation ou utiliser une entreprise préexistante, en déclarant une activité de formation parallèle à votre activité principale. Autrement dit, il n’est pas nécessaire d’obtenir un nouveau Siren. Si vous avez un cabinet d’avocat ou un cabinet de recrutement par exemple, inutile de créer une nouvelle structure. Vous pouvez très bien réaliser vos formation en parallèle, en utilisant votre structure actuelle.
Dans le cas où vous utilisez une structure existante
Il n’y a pas d’obligation de créer une nouvelle structure si vous souhaitez monter votre activité de formation en partant d’une structure existante. Toutefois, attention à la comptabilité ! En effet, il vous faudra tenir une comptabilité distincte pour vos prestations de formation. D’abord car celles-ci peuvent être exonérées de TVA. Ensuite car il vous faudra réaliser chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) dans le cadre de votre activité de formation. Il s’agit d’un document qui référence l’ensemble des formations que vous avez réalisées sur une année donnée. Aussi, vous devrez avoir deux comptabilités : une pour votre activité “classique”, une autre pour votre activité de formation.
Réaliser sa déclaration d'activité de formation
Une fois que vous aurez décidé quelle structure va porter votre projet d’organisme de formation, il vous faudra ensuite réaliser votre déclaration d’activité de formation. Concrètement, il s’agit de déclarer aux autorités administratives que votre entreprise réalise des actions de formation professionnelle.
Petite originalité : vous devrez réaliser votre activité de formation APRÈS avoir délivré votre première formation ! Concrètement donc, il vous faudra d’abord (1) faire signer votre première convention à l’un de vos apprenants. Puis, il vous faudra (2) délivrer la formation à votre apprenant. Et enfin (3) lui faire signer une feuille d’émargement. Ce n’est qu’à la suite de cela seulement que vous pourrez déclarer votre activité de formation.
Retrouvez ici notre modèle de convention de formation et notre modèle de feuille d’émargement. Vous n’avez plus qu’à les faire signer à vos apprenants.
La déclaration d’activité de formation devra se faire dans les 3 mois qui suivent la conclusion de votre premier contrat de formation sous peine de nullité. Rendez-vous donc sur le site Mon Activité de Formation. Vous devrez y téléverser :
- votre K-bis (avec un Siren valide) ;
- la première convention de formation que vous avez signée avec votre apprenant ;
- un extrait de bulletin de casier judiciaire N°3.
Une fois que vous aurez obtenu votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de formation, vous êtes prêt à délivrer des formations professionnelles, vous êtes en règle ! Mais, alors, à quoi sert la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi, obligatoire pour accéder aux fonds publics et mutualisés
La certification Qualiopi intervient dans le prolongement de l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Elle vous permet d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Aucune obligation d'avoir la certification Qualiopi
Il n’y a donc aucune obligation à passer la certification Qualiopi pour délivrer des formations. La seule obligation est l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), mais vous n’êtes pas contraint de passer la certification Qualiopi pour délivrer des formations. Vous pouvez tout à fait délivrer des formations professionnelles, seulement avec un NDA.
La certification Qualiopi vous permet d'accéder aux fonds publics et mutualisés
La certification Qualiopi vous permet d’accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Grâce à elle vous pourrez donc solliciter les financements suivants : Compte Personnel Formation (CPF), Opérateurs de Compétence (OPCO), Pôle Emploi, et bien d’autres.
Concrètement, au moment où vous obtenez votre certification Qualiopi, vous êtes référencés par votre organisme certificateur comme un organisme “qualiopisé”. Sur la liste publique des organismes de formation, vous serez donc identifié comme un OF certifié.
Pour les financements CPF, des démarches supplémentaires sont nécessaires pour faire figurer vos formations sur EDOF (le catalogue des formations finançables par le CPF).
Pour les financements OPCO, vous n’avez rien de plus à faire que d’obtenir la certification Qualiopi. Au moment où une entreprise voudra bénéficier de vos formations pour ses salariés, elle sollicitera son OPCO pour consulter les modalités de financement. Ce dernier vérifiera que votre organisme de formation est bien certifié Qualiopi avant de proposer à l’entreprise en question un financement pour votre formation.
Pour les financements de Pôle Emploi, vous devrez contacter le CARIF-OREF de votre région pour faire apparaître vos formations sur le catalogue des formations finançables par Pôle Emploi. Les personnes sans emploi et inscrites à Pôle Emploi pourront alors choisir vos formations qui seront directement accessibles sur le catalogue Pôle Emploi.
Nous avons vu que la seule obligation pour délivrer des formations est d’avoir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) valide. La certification Qualiopi n’est donc pas obligatoire dans les faits. Toutefois, est-ce vraiment réaliste d’avoir un organisme de formation sans passer la certification Qualiopi ?
QUALIOPI, UNE CERTIFICATIONO DEVENUE INCONTOURNABLE
Si, pour exercer, vous n’êtes donc pas tenu de disposer de la certification Qualiopi. Mais dans les faits, vous ne pouvez pas vraiment vous en passer. La certification Qualiopi est devenue totalement incontournable. L’image de marque renvoyée par Qualiopi en fait une certification inévitable (1). De plus, les financements publics sont absolument indispensables dans le paysage de la formation professionnelle française (2).
L'image de marque de Qualiopi
La certification Qualiopi est devenue aujourd’hui incontournable. Sur près de 110.00 organismes de formation déclarés, plus de la moitié sont certifiés Qualiopi. Cette certification est gage de qualité pour les organismes de formation. Elle atteste de la qualité des processus mis en place au sein des organismes.
La démocratisation de la certification Qualiopi est telle que s’en passer consisterait un désavantage comparatif fort par rapport à vos concurrents. Dans un marché où la moitié des organismes de formation sont certifiés, vous serez rapidement esseulés en tant qu’organisme de formation non-certifié.
La nécessite dé disposer des fonds publics
De plus, le marché de la formation professionnelle en France se structure autour des financements publics. Aussi, sans avoir la certification Qualiopi, vous contraignez vos apprenants à financer vos formations sur leurs fonds propres, c’est à dire avec leurs propres deniers.
Inévitablement, vous risquez de vous passer d’une frange importante de votre clientèle potentielle, qui préfèrera faire financer ses formations par des financements publics, et donc… passer par un autre organisme de formation que le vôtre…
Nous avons donc vu que les organismes de formation pouvaient faire le choix de se passer de Qualiopi. Toutefois, ce choix serait extrêmement risqué pour l’avenir de l’organisme de formation. Dans un marché où la grande majorité des organismes de formation sont certifiés, se passer des financements publics de la formation professionnelle consisterait à se tirer une balle dans le pied.
Vous souhaitez en savoir plus sur nos accompagnements à la certification Qualiopi ? Retrouvez ci-dessous nos trois types d’offre : évoluer en autonomie, être formé ou être accompagné vers la certification.
Nos solutions d'accompagnement
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
