L’audit de surveillance est une étape importante pour maintenir la certification Qualiopi de votre organisme de formation. Il permet de vérifier que vous continuez à respecter les exigences du référentiel et à améliorer votre qualité de prestation. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pour bien préparer votre audit de surveillance.
1 - Qu'est ce que l'audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance est une la deuxième étape de votre cycle de certification Qualiopi de la qualité de votre organisme de formation. Il a pour objectif de vérifier si vous continuez à respecter les critères d’éligibilité des actions de formation, les exigences du référentiel Qualiopi et si vous avez mis en place une démarche d’amélioration continue.
2 - Quelles sont les modalités d'audit ?
Quand a lieu l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention de la certification qualiopi. Par exemple, si vous avez obtenu votre certificat en janvier 2022, vous devrez passer votre audit de surveillance entre février et Septembre 2023.
Attention, les certifications décrochées entre décembre 2019 et décembre 2020 disposent d’un cadre spécifique qui aménage les délais de l’audit de surveillance : votre audit de surveillance se tiendra entre le 14ème et le 28ème mois suivant l’obtention de la la date d’obtention de la certification si vous avez obtenu votre certification avant le 1er Janvier 2021.
Par exemple, votre certification Qualiopi vous a été délivrée en Mars 2020, vous devrez donc passer votre audit de surveillance entre Mai 2021 Juillet 2022.
Combien de temps dure l’audit de surveillance ?
La durée de l’audit de surveillance correspond à la moitié de la durée de l’audit initial. Par exemple, si votre audit initial est d’une journée, votre audit de surveillance durera seulement une demi-journée.
Dans le cas d’un organisme multi-site, il faudra compter une demi-journée d’audit pour chaque site audité.
L’audit de surveillance se déroule en plusieurs étapes : une phase préparatoire, une visite d’audit et la rédaction du rapport d’audit. Le référentiel Qualiopi est utilisé comme grille d’évaluation et l’auditeur va s’assurer que votre organisme de formation continue de respecter les critères d’éligibilité des actions de formation et les exigences du référentiel.
L’audit de surveillance se réalise en présentiel ou distanciel ?
L’audit de surveillance se réalise à distance, toutefois, il peut être réalisé en présentiel dans certains cas :
- Si vous aviez réalisé votre audit initial à distances selon les dispositions réglementaires liées à la pandémie « COVID-19 » votre audit de surveillance se fera en présentiel
- Signalement(s) conforme(s) aux règles de réclamations définies par Certifopac.
- Analyse de risque effectuée par votre certificateur lors de l’audit précédent jugeant opportun de réaliser la surveillance sur site (vérification de certaines actions correctives, etc.)
Il est indispensable et impératif que vous veilliez au bon déroulement de votre audit, assurez vous en amont de :
– la présence des personnes nécessaires à l’audit,
– la possibilité de partager des documents ou de montrer des situations (partage d’écran, vidéo, très bonne connexion).
L'échantillonnage de vos formations
En amont de votre audit de surveillance, vous devrez communiquer à votre auditeur la liste des formations réalisées depuis l’obtention de votre certification.
Une ou plusieurs de ces actions de formation seront auditées lors de votre audit.
Vous devrez disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de l’audit. L’absence de preuve le jour de l’audit fait l’objet d’une non-conformité.
Le traitement des non-conformités
L’audit de surveillance peut paraître plus simple du fait de sa courte durée cependant l’ensemble du référentiel soit tous les indicateurs seront audités mais aussi leur mise en œuvre effective.
Vous devez être en mesure d’attester de la conformité de vos process avec l’intégralité du référentiel national qualité.
Tout écart relevé le jour de l’audit pourra faire l’objet d’une non conformité majeure ou mineure.
Le modèle de traitement des non-conformités relevées à l’audit de surveillance est identique à celui de l’audit initial : tout dépend de l’indicateur en question, de la nature et du nombre de non-conformités.
- Les non-conformités mineures peuvent être levées sur présentation d’un plan d’action validé par l’auditeur. Il devra être mis en œuvre dans un délai de 6 mois (dans le cas contraire, la non-conformité mineure sera requalifiée en non-conformité majeure).
- Les non-conformités majeures doivent être levées afin que la certification puisse être maintenue.
Après validation de votre plan d’action, vous disposez d’un délai de 3 mois pour démontrer sa mise en œuvre. Si ce délai n’est pas respecté, la certification sera alors suspendue après quoi, vous disposez d’un nouveau délai de 3 mois après lequel, la certification vous sera définitivement retirée. Vous devrez alors vous représenter à un audit initial.
Il est donc essentiel de préparer votre audit de surveillance et l’anticiper. Nous vous déconseillons fortement d’attendre la fin de votre période de surveillance pour passer cet audit. En effet, si la décision favorable ne peut être prise par votre certificateur avant la fin de votre période de surveillance, la certification vous sera suspendue.
Soyez prudent en envisageant d’éventuelles non-conformités et donc le temps nécessaire à leur correction et leur validation par votre certificateur.
3 - Préparer son audit de surveillance
Les premiers retours des organismes de formation comme des organismes certificateurs sont alarmants. Nombreux sont les organismes de formation qui rencontrent des difficultés et des non-conformités. Certains points clé évalués lors de l’audit de surveillance posent problème : le maintien des processus initialement déclarés grâce à un management qualité régulier et la démarche d’amélioration continue exigée par la certification Qualiopi.
Pour les organismes de formation, ces nombreuses non-conformités sont source de frustration, de stress, et d’incompréhension. Leur correction nécessite un travail supplémentaire imprévu et complexe.
Ainsi, l’audit de surveillance Qualiopi est un moment clé pour votre organisme de formation, qui doit être préparé en amont pour garantir une réussite.
Ne prenez pas de risque : faites-vous accompagner !
Digi-Certif offre un accompagnement de qualité pour les entreprises qui souhaitent se conformer aux exigences de l’audit de surveillance Qualiopi. Notre approche personnalisée est conçue pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, en fournissant des solutions pratiques pour améliorer leur qualité de service.
L’un des éléments clés de notre offre d’accompagnement est l’état des lieux de l’existant, qui est réalisé par nos experts lors d’une journée d’audit blanc. Cette évaluation initiale permet d’identifier les points forts et les faiblesses de votre entreprise par rapport aux exigences Qualiopi. Les éventuels écarts sont alors identifiés dans votre rapport d’audit, qui comprend des propositions d’axes d’amélioration pour vous aider à mettre en place des actions correctives efficaces.
Nos experts travaillent en étroite collaboration avec vous pour élaborer un plan d’action personnalisé pour chaque axe d’amélioration identifié.
Nous comprenons que l’audit de surveillance Qualiopi est un défi pour les organismes de formation. C’est pourquoi notre offre d’accompagnement est conçue pour vous offrir un soutien complet tout au long du processus.
Nous sommes là pour vous aider à réussir et à vous conformer aux exigences Qualiopi, afin de maintenir votre certification et de continuer à offrir des services de qualité à vos clients.
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Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
