La certification Qualiopi est un préalable nécessaire à l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Elle permet également d‘attester de la qualité d’un organisme de formation et notamment de proposer la prise en charge des formations des apprenants par les organismes financeurs : OPCO, CPF, Pôle Emploi etc..
La certification Qualiopi s’articule autour de trois audits ventilés en trois ans : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement.
L’audit de renouvellement intervient tous les 3 ans et permet de vérifier que l’organisme de formation continue de respecter les exigences de la certification. Pour réussir cet audit, une préparation minutieuse est nécessaire.
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COMMENT SE PRÉPARER EN TOUTE AUTONOMIE À SON AUDIT DE RENOUVELLEMENT ?
Plusieurs étapes sont à réaliser pour mieux appréhender son audit de renouvellement. Celles-ci sont essentielles afin de répondre aux attentes de votre certificateur.
Voici les conseils de Digi-Certif.
Analyser les résultats de l'audit de surveillance
La première étape de la préparation consiste à analyser les résultats de l’audit précédent. Cette analyse permet de déterminer les points forts et les points faibles de votre organisme de formation. Il est important de prendre en compte les observations et les recommandations du certificateur afin d’adapter la démarche qualité de l’organisme. Il est notamment capital de revenir sur les éventuelles non-conformités qui auraient pu être déclarées de manière à s’assurer d’être en phase avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Mettre à jour vos éléments de preuve
La deuxième démarche à suivre consiste à mettre à jour les éléments de preuves et la mise en œuvre de l’organisme de formation. Cette documentation doit être conforme aux exigences du Référentiel National Qualité Qualiopi. Elle doit, pour titre d’exemple, inclure les procédures de gestion des apprenants, les modalités de suivi et d’évaluation, les fiches de poste des formateurs, ainsi que les procédures d’amélioration continue.
Sensibiliser les formateurs et les apprenants
La sensibilisation des formateurs et des apprenants à la démarche qualité de l’organisme de formation est la troisième étape. Les formateurs doivent être impliqués dans la mise en place de la démarche qualité et être en mesure d’adapter leur pédagogie en fonction des besoins des apprenants. Les apprenants doivent être informés des modalités de suivi et d’évaluation de leur formation.
Dresser un plan d'actions
L’avant-dernière étape consiste à mettre en place un plan d’actions pour corriger les éventuelles non-conformités constatées lors de l’audit précédent et pour améliorer les pratiques de l’organisme de formation. Ce plan d’action doit être clair, précis et adapté aux besoins de l’organisme. Attention, l’auditeur qui vous est attribué se penchera davantage sur les non-conformités relevées lors de votre audit de surveillance afin de vérifier si le processus qualité est bien mis en œuvre.
Préparer la visite de l'auditeur
La dernière étape consiste à préparer la visite de votre auditeur. Il est important de prévoir une salle dédiée pour l’audit ainsi que les documents nécessaires à la présentation de l’organisme. Les responsables de l’organisme doivent être disponibles pour répondre aux questions du certificateur et pour lui présenter les différentes activités de l’organisme.
La préparation d’un organisme de formation à un audit de renouvellement Qualiopi est une étape clé pour garantir la qualité de la formation et conserver sa certification. Cette préparation doit inclure l’analyse des résultats de l’audit précédent, la mise à jour de la documentation qualité, la sensibilisation des formateurs et des apprenants et la mise en place d’un plan d’action.
L’audit de renouvellement peut être vu comme étant une épreuve plus complexe que les audits précédents. C’est pourquoi, opter pour un accompagnement peut être un réel avantage pour les organismes de formation.
L'ACCOMPAGNEMENT VERS L'AUDIT DE RENOUVELLEMENT DE LA CERTIFICATION QUALIOPI
Pourquoi se faire accompagner ?
Un accompagnement à l’audit de renouvellement permet de bien préparer son passage à l’audit en identifiant les points forts et les points faibles du système de management de la qualité en place. Cela permet de s’assurer que tous les critères de la certification Qualiopi sont bien respectés et que les évolutions réglementaires et législatives sont prises en compte.
Un accompagnement permet de faciliter la préparation et la mise en place des actions correctives nécessaires pour répondre aux exigences de la certification Qualiopi. Il peut également aider à anticiper les questions et les demandes de l’auditeur pour être prêt à y répondre. C’est un soutien supplémentaire qui rassure davantage les organismes de formation.
Le gain de temps et d’argent est un indicateur à prendre en compte. Cela permet d’optimiser les coûts et les délais en évitant les erreurs et les retards qui pourraient entraîner des répétitions d’audits, et donc des coûts supplémentaires.
Grâce à l’expertise de l’organisme accompagnateur, le système qualité est amélioré, des conseils sont fournis et les bonnes pratiques pour optimiser les processus pédagogiques sont dévoilées.
L'accompagnement Qualiopi de Digi-Certif
Digi-Certif, partenaire des organismes de formation, s’inscrit comme le leader de l’accompagnement dans toutes les démarches qualité.
À travers des documents préconçus et une expertise singulière par des auditeurs de la certification Qualiopi, nous vous garantissons une réussite lors de votre audit de renouvellement.
Sous un format d’une journée d’audit de l’existant, nous passons en revue vos indicateurs et vérifions la bonne mise en œuvre de votre processus Qualiopi.
En résumé, un accompagnement à l’audit de renouvellement pour la certification Qualiopi peut offrir de nombreux avantages pour les organismes de formation, notamment en les aidant à se préparer efficacement, à optimiser leurs processus, et à améliorer la qualité de leur formation.
Nos solutions d'accompagnement
Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
