La certification Qualiopi est la certification star des organismes de formation. Créée avec la Loi Avenir Professionnel de 2018, la certification est désormais un prérequis nécessaire pour les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) si ces derniers souhaitent bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. Sans elle, les fonds du CPF, de France Travail ou des OPCO leurs sont inacessibles.
La certification Qualiopi est délivrée suite à un audit. Celui-ci vise à vérifier la conformité des processus qualité d’un organisme de formation avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), document de base de la certification Qualiopi. A l’occasion d’une journée ou plus d’audit, l’organisme de formation est passé au crible. Ce n’est qu’à l’issue de cet audit que l’organisme de formation est certifié ou pas.
Tout commence donc avec un plan d’audit ! Quelques jours après s’être engagé avec un organisme certificateur, et quelques jours avant la date d’audit, l’auditeur envoie son plan d’audit au dirigeant de l’organisme de formation. A quoi sert ce plan d’audit ? Comment est il structuré ? Que comprend il ? Vous saurez tout en lisant cet article.
Alors c’est parti !
Table des matières
Pas le temps de tout lire ? Téléchargez notre modèle de plan d’audit Qualiopi !
Le plan d'audit :
Pour qui ? Pour quoi ?
Un document envoyé par l'auditeur à l'organisme de formation ...
Le plan d’audit est le document qui lance le processus d’audit Qualiopi ! C’est un document envoyé par l’auditeur, un professionnel mandaté par un organisme certificateur accrédité, à l’organisme de formation en préparation de l’audit Qualiopi. Rappelons que cet auditeur est chargé de vérifier la conformité de l’organisme de formation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Le plan d’audit sert à informer et préparer l’organisme de formation aux différentes étapes de l’audit. En précisant les modalités de l’évaluation. Il permet aux responsables de formation de se préparer et de rassembler tous les éléments de preuves nécessaires pour démontrer leur conformité aux exigences de Qualiopi.
Ce document est généralement transmis deux ou trois jours avant la date prévue de l’audit, offrant ainsi à l’organisme de formation suffisamment de temps pour examiner les exigences, organiser ses équipes et préparer les documents requis. Il détaille les attentes de l’auditeur, les critères spécifiques qui seront évalués, et le déroulement global de l’audit. Cette communication préalable est capitale, car elle réduit les incertitudes et permet à l’organisme de formation de mieux comprendre le processus d’audit, augmentant ainsi les chances de réussite.
... qui vise à cadrer l'audit en amont de sa réalisation
Le plan d’audit est conçu pour cadrer l’audit bien avant sa réalisation, établissant un cadre méthodologique clair et structuré. En fournissant des directives détaillées, ce document permet de définir les attentes et les procédures à suivre, assurant ainsi que l’audit se déroule de manière organisée et efficace.
Le plan d’audit précise les différentes étapes de l’audit, les documents requis, les responsables à mobiliser, ainsi que les échéances à respecter. En amont de l’audit, l’organisme de formation peut ainsi s’organiser pour collecter et préparer toutes les preuves nécessaires, identifier les points forts et les axes d’amélioration, et former son personnel aux exigences spécifiques du Référentiel National Qualité (RNQ). Cela permet de réduire les imprévus et de garantir que toutes les parties prenantes comprennent bien leurs rôles et responsabilités.
En cadrant l’audit, le plan assure également une transparence totale sur les critères d’évaluation et les indicateurs qui seront examinés. Cela permet à l’organisme de formation de se concentrer sur les aspects pertinents de ses pratiques et de ses processus, optimisant ainsi ses chances de démontrer sa conformité et d’obtenir la certification Qualiopi. De plus, un cadre clair facilite la communication entre l’auditeur et l’organisme, évitant les malentendus et les retards.
Composition du plan d'audit
Précise le déroulement de la journée
Le plan d’audit joue un rôle crucial en détaillant le déroulement des journées d’audit. Cette précision permet à l’organisme de formation de se préparer de manière adéquate et d’optimiser le temps alloué pour chaque étape de l’audit.
Le document inclut un calendrier détaillé qui spécifie les dates et les horaires des différentes phases de l’audit. Il commence souvent par une réunion d’ouverture, où l’auditeur explique le déroulement de l’audit, clarifie les objectifs et répond aux questions de l’équipe de l’organisme de formation. Cette étape est essentielle pour instaurer un climat de confiance et de transparence entre les deux parties.
Le plan d’audit décrit ensuite les séquences d’observation et d’examen des documents, indiquant les moments où l’auditeur passera en revue les éléments de preuve aux indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Chaque activité est minutieusement planifiée pour s’assurer que tous les aspects requis sont couverts, y compris les entretiens avec le personnel et les bénéficiaires, ainsi que l’inspection des installations et des outils pédagogiques.
Enfin, le plan inclut une réunion de clôture, où l’auditeur présente ses observations préliminaires, discute des points forts et des éventuelles non-conformités relevées. Cette étape est cruciale pour permettre à l’organisme de formation de comprendre les résultats de l’audit et de préparer les actions correctives nécessaires.
Liste les indicateurs qui vont être audités
Le plan d’audit joue également un rôle clé en listant les indicateurs spécifiques qui seront audités. Ces indicateurs, issus du Référentiel National Qualité (RNQ), couvrent divers aspects des prestations de formation, mais leur pertinence peut varier en fonction du statut et des activités de l’organisme de formation.
Tous les organismes de formation ne sont en effet pas concernés par l’ensemble des 32 indicateurs du RNQ. La sélection des indicateurs à auditer dépend de plusieurs facteurs :
- Le statut de l’organisme de formation : Les indicateurs varient selon que l’organisme soit un Organisme de Formation (OF), un Centre de Bilan de Compétences (CBC), un prestataire de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), ou un Centre de Formation des Apprentis (CFA).
- La préparation à une formation certifiante : Les organismes qui préparent à des certifications doivent répondre à des indicateurs spécifiques liés à la reconnaissance et à l’évaluation des compétences certifiées.
- Le statut de “nouvel entrant” : Les organismes nouvellement créés ou n’ayant pas encore de formation référencée sur Datadock peuvent être soumis à des exigences particulières, avec des indicateurs adaptés à leur situation.
- La formation en situation de travail (FEST) : Les organismes proposant des formations en situation de travail doivent se conformer à des indicateurs spécifiques relatifs à cette modalité pédagogique.
En fournissant une liste détaillée des indicateurs pertinents, le plan d’audit permet à l’organisme de formation de se préparer de manière ciblée. Il s’assure ainsi que toutes les preuves documentaires nécessaires sont rassemblées et que les processus internes sont conformes aux exigences spécifiques.
Cette personnalisation de l’audit garantit que l’évaluation est pertinente et adaptée aux particularités de chaque organisme. Elle permet de concentrer les efforts de préparation sur les critères les plus critiques, facilitant ainsi la démonstration de conformité et l’obtention de la certification Qualiopi.
