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La certification Qualiopi est devenue le saint Graal pour les organismes de formation. Nécessaire pour accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle, elle est en effet devenue un incontournable depuis sa création en 2018.
On constate que la plupart des organismes de formation optent pour un accompagnement en vue du passage de la certification.
Toutefois, une question persiste : est-il réellement indispensable de se faire aider dans ce processus ?
Dans cet article, nous explorons les tenants et aboutissants de la certification Qualiopi, examinant pourquoi tant d’organismes choisissent l’accompagnement et, surtout, s’il est réellement risqué de tenter l’aventure en solo.
Prêts à tout comprendre ? Alors c’est parti !
Un Accompagnement n'est pas obligatoire
Un accompagnement à la certification Qualiopi n’est pas nécessaire. Vous pouvez parvenir à être certifié sans recourir à aucune aide extérieure. Il vous faudra seulement faire preuve de beaucoup de rigueur et d’organisation dans votre travail. Nous verrons d’abord que la certification Qualiopi vise à être accessible à tous (1), avant de détailler la manière de s’y préparer seul (2).
Qualiopi reste une certification accessible à tous ...
De DataDock à Qualiopi
La certification Qualiopi a été créée afin de rationaliser le développement des organismes de formations en France.
Auparavant, existait DataDock : une plateforme sur laquelle les organismes de formation se référençaient pour s’arroger l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. La démarche était déclarative avec un contrôle a minima des critères imposés. Avec la certification Qualiopi, le législateur a voulu assurer un certain niveau de professionnalisme des organismes de formation dans la délivrance de leurs offres.
Une certification pour tous
Aussi, la certification Qualiopi se veut d’abord et avant tout une certification pour tous types d’organismes de formation. Il ne s’agit en aucun cas ni de piéger les organismes de formation, ni de leur empêcher de délivrer leurs formations. Il s’agit simplement de garantir que les fonds publics de la formation professionnelle permettent aux contribuables de bénéficier de formations répondant à certains standards qualité.
La certification a donc été pensée dans le but d’être accessible à tous types d’organisme de formation, quels que soient leurs tailles, leurs ressources et leur degré d’expertise dans la démarche qualité.
... aussi, il est possible de s'y préparer seul
S'imprégner du Référentiel National Qualité (RNQ)
Il est donc tout à fait possible de se préparer seul à la certification Qualiopi. Pour ce faire, il faudra s’imprégner parfaitement du Référentiel National Qualité (RNQ), le document de base de la certification Qualiopi.
Pour rappel, la certification Qualiopi se base toute entière sur ce référentiel de 32 indicateurs. On peut y lire l’ensemble des critères que devront respecter les organismes de formation s’ils veulent obtenir la certification.
Publicité des informations relatives à vos formation, clarté des objectifs assignés à vos formation, modalités d’accueil, de suivi et d’accompagnement de vos stagiaires … Voici le genre de sujets auxquels s’intéressent le Référentiel National Qualité (RNQ). Chaque indicateur est clairement énoncé avec un niveau attendu. Les éléments de preuve acceptés pour le passage de la certification sont eux aussi listés au sein du RNQ, ainsi que les obligations spécifiques assignées à certains types d’actions de formation. Pour chaque indicateur, il est également mentionné quel type de non-conformité est attaché à cet indicateur, qu’elles soient mineures ou majeures.
Adopter une approche méthodique
Si vous souhaitez vous lancer seul dans le passage de la certification, nous vous recommandons d’adopter une approche méthodique. Ce faisant, vous pourrez vous préparer à la certification en seulement 30 jours.
Dans un premier temps, nous vous recommandons de vous fixer un rétroplanning. Ce faisant, vous vous assurez d’avancer avec un rythme régulier vers Qualiopi. Avec tout ce que vous aurez à faire dans la construction de votre organisme de formation (obtention de votre NDA, choix du statut, ou encore exonération de TVA), la préparation de vos éléments de preuve pourrait bien finir comme la dernière roue du carrosse. En vous fixant un calendrier stricte dès le début de votre préparation, vous vous assurez un passage dans les temps de votre certification.
Ensuite, nous vous recommandons d’engager une étude approfondie des indicateurs qui vous concernent. Suivant que vous décidiez de créer un organisme de formation (OF), un centre de formation pour apprentis (CFA), un centre de validation des acquis de l’expérience (VAE) ou un centre de bilan de compétences (CBC), vous n’aurez pas le même nombre d’indicateurs à valider. Dès le début de votre préparation, soyez donc sûr des indicateurs qui vous concernent. A cet égard, notre tableau Qualiopi peut vous aider à y voir plus clair.
Enfin, une fois prêt à vous lancer, il vous faudra concocter un à un l’ensemble des indicateurs qui vous concernent. Travaillez vos éléments de preuve, et assurez vous de les garder accessibles pour le jour de l’audit. Un outil de stockage organisé de documents comme Google Drive peut vous être pratique pour rassembler l’ensemble de vos éléments de preuve.
Un Accompagnement peut toutefois s'avérer salvateur
Toutefois, s’il est possible d’avancer seul en vue du passage de la certification, un accompagnement reste quand même nettement recommandé. Et ce pour plusieurs raisons. D’abord, un accompagnement vous fournira un cadre de travail. Là où il est parfois difficile de se lancer, l’accompagnement vous donne un cadre et une impulsion (1). De plus, l’accompagnement vous permettra de gagner énormément de temps, un temps précieux surtout quand il s’agit de lancer son activité (2). Enfin, il vous permettra de vous garantir le succès, la plupart des accompagnements étant garantis certifiés ou remboursés (3).
Un accompagnement vous donnera un cadre de travail
L'accompagnement donne l'impulsion de votre préparation
Quand il s’agit de se lancer dans l’aventure Qualiopi, l’une des principales difficultés que rencontrent les dirigeants d’organismes de formation est qu’ils peinent à “s’y mettre” !
Que faut-il vraiment faire ? Qu’est-ce qui est réellement attendu ? Est-ce que je vais dans la bonne direction ? Est-ce que je peux “rater” ? Autant d’interrogations qui peuvent freiner votre avancée et, parfois même, la décourager complètement.
En choisissant d’être accompagné, vous irez droit au but. D’abord parce que vous avez investi financièrement dans cet accompagnement. Ensuite parce que vous vous saurez tenu par des échéances claires et précises.
L'accompagnement formalise votre préparation
De plus, quel que soit le type d’accompagnement que vous choisissez, celui-ci donnera un cadre à votre préparation.
Chez Digi-Certif par exemple, notre offre de base est le Kit Qualiopi, à 990€. Cet accompagnement consiste en la mise à disposition de notre plateforme digitale sur laquelle vous évoluez en auto-progression. Les 32 indicateurs Qualiopi y sont répertoriés avec plus d’une centaine d’éléments de preuve que vous pouvez piocher en vue de votre audit de certification Qualiopi.
Avec cette offre de base, vous avez une vision très claire sur ce que vous devez faire, ce que vous avez fait, et ce qu’il vous reste à faire. Vous avancez indicateur par indicateur. Et vous vous projetez facilement sur l’état d’avancement réel de votre préparation.
Un accompagnement vous fera gagner du temps
L’autre gros atout d’un accompagnement est le temps que vous allez gagner dans la préparation de votre certification Qualiopi. Lorsque vous partez seul vers la certification, vous naviguez un peu “à vue”. Et avancez vers la certification au prisme des priorités de votre quotidien.
En passant par les services de Digi-Certif, nous vous fixons un rétro-planning détaillé dès le début de votre accompagnement. Prenons notre offre d’Accompagnement sûr mesure. Celle-ci vous permet d’avoir à disposition un auditeur Qualiopi de Digi-Certif qui va travailler sur la totalité de votre dossier de certification. Vous n’avez rien d’autre à faire que de réaliser des heures de visioconférence avec lui. Toute la production des éléments de preuve est réalisée par ses soins.
Avec ce type d’accompagnement, vous pouvez espérer être certifié en moins d’un mois.
Un accompagnement vous garantit le succès
Enfin, un accompagnement vous garantit le succès. Chez Digi-Certif, nous jouissons d’un taux de réussite de 100% à la certification Qualiopi. C’est ce qui nous permet d’avoir une multitude d’avis positifs quant à notre accompagnement. C’est aussi ce qui nous permet de pouvoir garantir à nos clients qu’ils seront certifiés s’ils passent par notre offre sûr mesure. Nous prenons en main votre dossier et vous le livrons clés en main. Aussi, c’est certifié ou remboursé ! En cas de non conformité déclaré à l’occasion de votre audit, nous nous engageons à retravailler vos éléments de preuve afin de les mettre en conformité avec les exigences de votre certificateur.
La question d’un accompagnement ne peut donc pas faire l’objet d’une réponse stricte et unique. Elle est diverse et fluctuante en fonction de votre situation. Vous pouvez vous lancer seul dans la préparation de la certification Qualiopi et parvenir à l’obtenir. Mais il est incontestable qu’un accompagnement vous fera gagner du temps et beaucoup d’énergie.
Pour vous aider à trancher, nous vous recommandons de vous poser deux grandes questions. Quel est le temps que vous voulez y consacrer ? Quelles sont les ressources que vous voulez y allouer ? En fonction de l’intensité de l’une et l’autre de ces réponses, vous pourrez trancher quant à la pertinence d’un accompagnement.
Pour vous aider à choisir, retrouvez ici nos trois offres d’accompagnement !
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
