De plus en plus plébiscitée par les organismes de formations, la certification Qualiopi est devenue incontournable. Et pour cause, comme vous devez certainement le savoir si vous consultez cet article, l’obtention du label est indispensable pour l’accès aux fonds publics et mutualisés.
Gourmande en termes de temps, la préparation à l’audit initial peut très vite devenir un casse-tête et une source de découragement. C’est pourquoi il faut être :
- Bien informé et bien renseigné, afin d’éviter de perdre du temps,
- Bien organisé, avec un plan d’actions et une roadmap bien établis en amont.
Pour ce faire, nous ne pouvons que vous recommander les nombreuses documentations en libre accès sur notre site. Nos articles et nos documents vous permettront d’être bien au fait au sujet de Qualiopi.
Ensuite, il est primordial, dans un souci d’organisation, de prévoir les différentes étapes à franchir avant l’audit. En somme, si on devait résumer grossièrement, la check-list Qualiopi pourrait se résumer en 4 étapes :
- ✅ Bien être documenté et bien informé,
- ✅ Obtenir ou préparer son NDA,
- ✅ Bien comprendre le Référentiel National de Qualité,
- ✅ Trouver un certificateur et fixer une date d’audit.
Nous allons à présent rentrer davantage dans les détails. Pour vous aider, nous avons créé la check-list parfaite pour vous guider.
1ère étape : être bien informé sur Qualiopi
“Un homme averti en vaut deux”. Pour être sûr d’aller au bout de la démarche, il est préférable de bien comprendre Qualiopi et son éco-système. Avant de vous lancer tête baissée dans la préparation de la certification, consultez des articles et de la documentation.
Pourquoi Qualiopi, combien d’indicateurs, lesquels vous concernent, avez-vous bien tous les prérequis pour présenter l’audit ?
Pour remplir cette étape, nous avons préparé une sélection d’articles à consulter pour vous préparer au mieux. Vous pouvez les consulter dans n’importe quel ordre.
2ème étape : avoir son NDA - ou être en cours d’obtention du NDA
Pour passer l’audit et obtenir la certification à l’issu de ce dernier, il est obligatoire d’obtenir son numéro de déclaration d’activité, appelé communément le NDA. Composé de 11 chiffres, il est le matricule officiel de votre organisme de formation et vous sera demandé par l’organisme certificateur au moment de la remise de la certification.
Si vous ne l’avez pas encore, ne tardez pas. Car même si la démarche peut sembler simple de prime abord, les refus sont devenus monnaie courante si le dossier est mal préparé.
Vous n’êtes pas obligé d’avoir le NDA pour commencer votre préparation de l’audit de Qualiopi. Mais gardez en tête qu’il faudra l’avoir en fin de compte. Donc commencez les démarches en parallèle pour être sûr d’avoir l’attribution de votre numéro le jour J.
Pour vous donner un ordre d’idées, il faut compter 20 à 30 jours à compter de la réception de votre dossier pour avoir le verdict et, si la réponse est favorable, votre numéro de déclaration d’activité.
3ème étape : connaître le nombre d’indicateurs qui vous concernent
Le référentiel Qualiopi contient 32 indicateurs, répartis en 7 critères. Cependant, selon le type d’action de formation dispensée par le formateur, le nombre d’indicateurs à préparer varie.
Plus précisément, on compte 22 indicateurs communs, et 10 spécifiques. Ce sont ces derniers qui s’appliquent – ou non – à un organisme, selon s’il est :
- organisme de formation continue,
- centre de bilans de compétences (CBC)
- entre de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- centre de formation par apprentissage (CFA).
Téléchargez notre tableau excel des indicateurs
4ème étape : connaître le référentiel et mettre en place un plan d’action
Maintenant que tous les prérequis ont été traités, il est temps de se former au RNQ et d’attaquer, indicateur par indicateur, la préparation de la certification.
Pour ce faire, voici la check-list que vous devez respecter au maximum :
1. Organisation et gestion administrative
- ✅Obtenir un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA)
- ✅Identifier et comprendre les 7 critères du Référentiel National Qualité (RNQ)
- ✅Rédiger une présentation claire de l’organisme (missions, valeurs, engagements qualité
- ✅Mettre en place une veille réglementaire et sectorielle
- ✅ Démontrer l’adaptation des formations aux besoins des bénéficiaires
- ✅ Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation des compétences
- ✅ Formaliser des procédures pour garantir l’accessibilité et l’inclusion
- ✅Assurer la montée en compétences des formateurs
- ✅ Définir une méthodologie d’amélioration continue
- ✅ Recueillir et classer les documents justificatifs (programmes, évaluations, questionnaires de satisfaction…)
- ✅ Rédiger une procédure qualité claire et accessible,
- ✅ Simuler un audit blanc pour tester la conformité,
5ème étape : trouver un certificateur et prendre rendez-vous pour l’audit
Paradoxalement, cette tâche peut-être également mise en première position. Elle consiste à trouver un certificateur agréé par le COFRAC et à fixer une date d’audit. Pour éviter de faire traîner les démarches, nous recommandons souvent à nos clients de fixer une date dès le début de leur préparation à la certification. Cela permet notamment de se fixer un réel objectif dans le temps et surtout d’éviter la procrastination.
Pour vous aider, une fois n’est pas coutume, nous vous avons listé les certificateurs Qualiopi que vous pouvez contacter pour prendre rendez-vous.
Pour conclure, il faut bien noter que préparer à la certification Qualiopi, même si cela peut sembler complexe, c’est tout à fait envisageable avec une checklist claire et une bonne organisation. En appliquant chaque étape méthodiquement – de la structuration des documents à la mise en place d’un suivi qualité rigoureux – vous maximisez vos chances d’obtenir la certification du premier coup.
Si le temps vous manque, il est bien sûr possible de passer par un accompagnateur pour simplifier ses démarches et se faire aider pour la mise en pratique des exigences du référentiel.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
