Obtenir la certification Qualiopi n’est pas une mince affaire. Les exigences fixées pour le passage de l’audit initial demandent une préparation minutieuse afin d’obtenir le label de qualité.
Il est donc nécessaire de se conformer aux critères et indicateurs prévus par le Référentiel National de Qualité (RNQ). C’est ce dernier qui fait office de cahier des charges à respecter pour optimiser ses chances de réussite et réussir son audit.
Comment obtenir le cahier des charges de Qualiopi ?
Il n’existe, à proprement parler, pas de “cahier des charges” pour la certification Qualiopi. L’ensemble des indicateurs à respecter, au nombre de 32, sont répartis en 7 critères dans le RNQ.
Dans l’optique de répondre à la demande fréquente d’un format cahier des charges, nos experts ont préparé un document sous la forme d’un CDC. Vous y trouverez notamment :
- Le contexte global : qu’est ce que Qualiopi et quel est l’objet du cahier des charges,
- Les étapes à respecter pour bien se préparer,
- Le contenu du référentiel : détails des 7 critères et des 32 indicateurs à respecter
- Une checklist pour réussir Qualiopi en 30 jours.
Ce document constituera votre fil conducteur à respecter tout au long de votre préparation à l’audit initial. Pour toute question, nos experts sont à votre disposition pour vous aiguiller gratuitement.
Répondre au cahier des charges de manière optimale
Le document permet de cadrer au maximum votre projet de certification afin de vous donner un fil conducteur tout au long du processus de certification.
Il est donc nécessaire de déterminer les contours du projet et de ne pas brûler d’étape.
Étape 1 : obtenir son numéro de déclaration d'activité
Le Numéro de Déclaration d’Activité de formation, communément appelé “NDA“, est un identifiant unique délivré par les autorités administratives à un organisme de formation professionnelle en France.
Sous la forme d’une suite de onze chiffres. ce numéro atteste de la reconnaissance légale de l’organisme et de sa capacité à dispenser des formations professionnelles. Il permet d’identifier l’organisme de formation comme un organisme indépendant, une entité juridique propre.
L’obtention du NDA est une condition sine qua none pour l’obtention de Qualiopi. Le certificateur, chargé de valider votre demande au cours de l’audit, refusera l’attribution de la certification tant que le NDA n’aura été fourni.
Étape 2 : Bien comprendre quels indicateurs vous concernent
Le référentiel Qualiopi liste 32 indicateurs dont la conformité sera vérifiée le jour de l’audit initial. Répartis en 7 critères, ces indicateurs ont deux types distincts :
- 22 indicateurs sont communs à tout type d’organisme,
- 10 indicateurs sont dits “spécifiques” et ne concernent pas tout le monde.
Les indicateurs spécifiques varient en fonction du type d’action de formation des organismes. Sont concernés :
Cette expression d’OPAC regroupe :
- les organismes de formation continue, souvent appelés “organismes de formation” (OF) ;
- les centres de bilans de compétences (CBC) ;
- les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- les centres de formation par apprentissage (CFA).
Le tableau ci-dessous synthétise parfaitement les indicateurs qui vous concernent :
| Types d'action de formation | Nombre d'indicateurs | Socle commun | Indicateurs spécifiques | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 7 | 8 | 13 | 14 | 15 | 16 | 20 | 28 | 29 | |||
| Action de Formation Continue | 23 | ☑️ | ☑️ | |||||||||
| Si la formation en situation de travail ou en alternance | 25 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | |||||||
| Si la formation certifiante (RS, RNCP) | 26 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||
| VAE | 24 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ||||||||
| CFA | 32 | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ | ☑️ |
| Bilan de compétences CBC | 22 | ☑️ | ||||||||||
*Les 22 indicateurs communs à chaque type d’action de formation : 1 – 2 – 4 – 5 – 6 – 9 – 10 – 11 – 12 – 17 – 18 – 19 – 21 – 22 – 23 – 24 – 25 – 26 – 27 – 30 – 31 – 32
Une fois les critères spécifiques identifiés, vous êtes prêts à vous lancer dans la préparation de l’audit, en vous référant notamment à chaque critère qui vous incombent.
Pour vous aider dans votre préparation, vous pouvez télécharger notre tableau excel récapitulatif des indicateurs Qualiopi et commencer à travailler dessus en vous l’appropriant comme bon vous semble.
Étape 3 : Préparation pour l'audit, étape par étape
Vous avez votre NDA en poche, (ou en cours d’obtention) et une fois que vous avez identifié les indicateurs que vous devez travailler, il est maintenant temps de passer à l’action et de préparer votre audit. Cette étape est la plus longue et la plus chronophage. Le processus est long et draine du temps que vous allouez généralement à votre activité principale. Nous ne pouvons que vous conseiller de préparer une check-list afin l’ensemble des actions à mener en vue de passer la certification.
En parallèle, il existe plusieurs moyens d’optimiser ses chances de réussite :
- Contactez un certificateur dès le début et fixez une date : cette action évite la procrastination et vous forcera à préparer votre audit pour être prêt en temps et en heure,
- Si vous n’avez pas de temps à consacrer à l’audit, faites vous accompagner. Des entreprises telle que la nôtre propose des offres d’accompagnement à la certification Qualiopi très abordables,
- Prévoyez un audit blanc : ce dernier vous permettra de vous confronter à la réalité et de savoir où vous en êtes. Pour en savoir plus, consultez notre dossier sur l’audit blanc de Qualiopi.
Il est également à noter que l’audit est payant. Il faut débourser en moyenne 1 000€ pour passer l’examen. Une somme non dérisoire. Pire encore, si vous n’êtes pas bien préparé, et que vous échouez l’audit, il faudra le repasser… Raison de plus pour bien se préparer en amont et en se faisant aider par des professionnels.
Pour terminer, gardez en tête que même si le processus d’obtention de la certification est un investissement à tous les niveaux, Qualiopi est aujourd’hui un label indispensable pour l’évolution et la croissance de votre organisme. Les avantages de Qualiopi sont nombreux, et la certification ouvre les portes aux démarches pour prétendre aux financements publics des formations.
Si vous vous êtes laissé absorber par la lecture de cet article, n’oubliez pas, avant de partir, de récupérer ce pour quoi vous êtes venu. Téléchargez gratuitement le cahier des charges de la certification Qualiopi.
