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L’audit de renouvellement est la troisième et dernière étape du premier cycle de certification Qualiopi. Pour l’organisme certificateur, c’est l’occasion de vérifier que l’organisme de formation a bien mis en place et applique son système qualité.
Lors de l’audit de renouvellement, l’organisme certificateur va s’attarder sur les éléments de preuve et notamment la mise en œuvre et la mise en place du système qualité. Si l’organisme de formation n’a pas correctement mis en place ou appliqué son système qualité, cela peut entraîner des non-conformités.
LE TRAITEMENT DES NON-CONFORMITÉS
Les non-conformités représentent les erreurs ou le non-respect de l’indicateur.
Un organisme de formation peut rencontrer deux types de non-conformités : des mineures ou des majeurs. Celles-ci peuvent être levables mais certaines se doivent d’être respectées pour que l’organisme de formation puisse adapter un système qualité performant.
Le traitement de ces non-conformités est le même que pour les audits précédents.
Transmission du rapport d’audit par l’auditeur
À la suite de l’audit de renouvellement, un rapport d’audit est remis auprès de l’organisme de formation. Si l’organisme de formation présente des non-conformités, il devra alors les traiter afin de pouvoir obtenir sa certification Qualiopi. L’auditeur relève la non-conformité et la classe selon le degré de non-respect du Référentiel National Qualité Qualiopi (RNQ).
La non-conformité peut être classée selon 2 niveaux : mineure ou majeure.
Mise en place du plan d’actions par l’organisme de formation
Dès la réception du rapport d’audit, l’organisme de formation doit travailler sur un plan d’action tout en détaillant les actions correctives à apporter. Il doit notamment veiller à apporter un maximum d’information afin que l’auditeur puisse traiter plus facilement la réponse à ces non-conformités.
Validation du plan d’action
L’auditeur attribué analyse la réponse à ces écarts et peut, par la suite, valider et lever ou non la conformité de l’indicateur.
CE QU'IL FAUT RESPECTER POUR RÉUSSIR SON AUDIT DE RENOUVELLEMENT
Les résultats des évaluations des formations
L’un des critères de la certification Qualiopi est l’évaluation des formations. L’organisme de formation doit mettre en place une méthode d’évaluation des formations et prendre en compte les résultats de cette évaluation pour améliorer la qualité des formations.
Les réclamations des apprenants
L’organisme de formation doit prendre en compte les réclamations des clients et mettre en place des actions correctives si nécessaire. Si l’organisme de formation ne prend pas en compte les réclamations des clients ou ne met pas en place les actions correctives nécessaires, cela peut entraîner une non-conformité.
La réalisation d’un plan d’amélioration
L’organisme de formation doit créer un plan d’amélioration pour améliorer la qualité de ses formations. Ce plan d’amélioration peut prendre en compte les retours qui ont été faits par des apprenants ou des éléments trouvés de la veille. Il est très important de créer un plan d’amélioration mais surtout, de le tenir à jour.
La maîtrise et les compétences des prestataires
L’organisme de formation doit maîtriser les prestataires qui interviennent pour assurer la qualité de ses formations. Ce dernier doit notamment s’assurer de la montée en compétences de ses prestataires en réalisant une évaluation des compétences.
L’identification des risques et des opportunités
L’organisme de formation doit identifier les risques et les opportunités liés à ses activités et mettre en place des actions pour les gérer ou les exploiter.
Le respect des dispositions légales et réglementaires
L’organisme de formation doit respecter les dispositions légales et réglementaires en vigueur pour assurer la qualité de ses formations. Si l’organisme de formation ne respecte pas les dispositions légales et réglementaires applicables, cela peut entraîner une non-conformité.
La mise en place d'un système de management de la qualité
L’organisme de formation doit mettre en place un système de management de la qualité efficace pour assurer la qualité de ses formations, c’est-à-dire, respecter tout le référentiel national qualité Qualiopi. Sans ce respect, la certification peut se voir suspendue ou complètement retirée.
En somme, il est important pour un organisme de formation de bien préparer son audit de renouvellement pour la certification Qualiopi afin d’éviter d’avoir des non-conformités mineures ou majeures, et de perdre du temps dans la correction de ces dernières.
L’organisme de formation doit s’assurer que tous les éléments du système qualité sont correctement mis en place, mais surtout, appliqués. Cela permettra de minimiser les risques de non-conformité et d’obtenir avec succès la certification Qualiopi.
Digi-Certif peut vous accompagner vers la réussite de cet audit en vérifiant avec vous la conformité et la bonne mise en œuvre de vos process qualité.
Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
