Il est important pour un organisme proposant un programme de formation professionnelle d’offrir un maximum de qualité à ses clients. C’est justement pour s’assurer de la qualité des process d’un OF que la certification Qualiopi a été créée. Entrée en vigueur le 1er janvier 2022, cette certification est obligatoire pour que l’activité de formation puisse faire l’objet d’un financement public. Pour l’obtenir, il faut passer par des audits qui peuvent parfois révéler des non-conformités. En cas de non-conformité au Référentiel National Qualité, vous devrez alors effectuer des actions correctives pour traiter vos non-conformités.
Les étapes pour se faire certifier
L’obtention de l’agrément Qualiopi est donc indispensable pour tout organisme souhaitant opérer dans le monde de la formation professionnelle. D’ailleurs, cette certification doit aussi attester la qualité des accompagnateurs en centres de VAE et CFA (Centres de Formation d’Apprentis). Son principal objectif est de s’assurer de la conformité des programmes de développement de compétences à un Référentiel National Qualité. Ces derniers pourront ainsi se rendre éligibles aux financements du CPF, des OPCO, etc.
Il faudra suivre une procédure bien précise pour obtenir sa certification. En effet, le futur centre ou organisme d’apprentissage professionnel devra engager des démarches en fonction des règles dictées par la loi. Une phase préparatoire plus ou moins fastidieuse est essentielle pour espérer se rendre éligible.
Le prestataire doit évidemment proposer une offre pertinente pour passer les tests sans accroc. Pour cela, un référentiel de qualité est à sa disposition. Il y trouvera une série d’indicateurs auxquels il faudra impérativement se conformer. Lorsque le dossier est monté correctement, il est nécessaire de le déposer auprès de l’un des certificateurs reconnus par l’État.
La prochaine étape consiste à se faire auditer. Les organismes de formation ont l’obligation de passer cet examen dans les règles de l’art pour espérer démarrer leur activité. Si tous les points de contrôle sont validés, il suffit d’attendre un délai minimum d’un mois pour le verdict final. Cependant, durant cette phase, des non-conformités peuvent être détectées.
Les différents types de non-conformités
Il est tout à fait possible qu’un organisme demandeur rate son audit en vue de se faire certifier. L’institution de contrôle ayant effectué les vérifications peut détecter des points ne respectant pas le RNQ (référentiel national de qualité). Ces non-conformités seront ainsi mentionnées dans le rapport et classées en deux catégories : majeures ou mineures.
Lorsque l’écart entre les indicateurs et la réalité est négligeable, il est question de non-conformités mineures. Bien que ce ne soit pas une contestation profonde du contenu de la formation, des corrections doivent être apportées. Le délai est de trois mois pour prendre les mesures adéquates afin d’éviter les pénalités et l’extension des procédures.
Quant aux non-conformités majeures, elles concernent les indicateurs sensibles du référentiel. Les marges d’erreur sont donc extrêmement réduites et même un petit écart fera l’objet d’une non-conformité majeure. Les auditeurs pourront ainsi, automatiquement, remettre en question la pertinence du programme proposé.
Un nombre de 5 non-conformités mineures équivaut à 1 majeure. Selon les données recueillies après la réalisation de plusieurs audits, certaines anomalies reviennent plus que d’autres. Les indicateurs n˚ 26, 5, 6, 10, 11 ou 32 font souvent l’objet d’une demande de rectifications.
Quels sont les traitements à envisager ?
Même si un organisme de formation ne réussit pas son audit dès le premier coup, la procédure ne s’arrête pas là. En effet, il lui est encore possible de faire valider son dossier, à condition de faire le nécessaire. Des mesures peuvent donc être prises pour régler les non-conformités détectées.
Le rapport envoyé par l’entité certificatrice devrait contenir tous les écarts décelés au cours de l’évaluation. Les auditeurs s’efforcent toujours d’exposer les faits de manière pragmatique et factuelle. Cela devrait permettre aux formateurs d’identifier clairement leurs fautes et d’y remédier. Les corrections sont à faire suivant les délais prescrits par la loi.
Concernant une note de 4 non-conformités mineures, l’organisme reçoit quand même son label Qualiopi. Cependant, il dispose de 6 mois pour être conforme à 100 %, sous peine de se faire retirer sa certification qualité.
Dans le cas de non-conformités majeures, le plan d’action pour la mise aux normes doit d’abord être validé par l’auditeur. Une fois que ce dernier donne son feu vert, il offrira trois mois pour l’application des actions correctives.
Aucune certification ne sera alors délivrée si rien n’est fait. Les prestataires de formation ne pourront pas rendre leur programme éligible aux différentes solutions officielles de financement. Les démarches seront à refaire de A à Z.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
