Comprendre Qualiopi

Qualiopi et dataDock

Qualiopi et DataDock semblent avoir de nombreux points communs quant à l’évaluation des organismes de formation. Toutefois, attention aux effets d’optique ! Il existe en effet de profondes différences entre les 2 systèmes. Dans cet article, on vous en dit un peu plus sur ces différences. Digi-Certif vous accompagne, par ailleurs, dans la validation de votre certification Qualiopi. Contactez-nous afin d’avoir plus d’informations sur nos modalités d’accompagnement !

Y-a-t-il des indicateurs communs/différents entre Qualiopi et DataDock ?

Oui, mais cette différence ne se mesure pas seulement en nombre d’indicateurs !

DataDock comprend 21 indicateurs basés sur les 6 critères énoncés par le décret du 30 juin 2015, tandis que Qualiopi comporte 32 indicateurs déclinant les 7 critères du décret du 6 juin 2019. Il y a donc 11 indicateurs supplémentaires sur un plan purement arithmétique.

Mais au-delà de ces chiffres, les deux systèmes sont très différents l’un de l’autre :

DataDock s’appuie sur une démarche documentaire → disposez-vous de tel ou tel document ?

Qualiopi est une approche basée sur les processus de l’organisme prestataire → quelles ressources mobilisez-vous pour concevoir votre offre de formation, communiquer à ce sujet, recruter des professionnels compétents et assurer le développement continu de leurs compétences, etc. ?

Les thématiques abordées dans les indicateurs du DataDock sont sensiblement les mêmes que celles énoncées dans les 32 indicateurs de Qualiopi, bien que pour nombre d’entre elles, leur déclinaison soit plus exigeante dans le référentiel de certification.

Quel est le lien entre Qualiopi et DataDock pour l'année 2021 ?

Un système d’équivalence réglementaire entre les 7 critères du référentiel Qualiopi et les 6 critères énoncés par le décret du 30 juin 2015 a cependant été mis en place par le décret n° 2019-564 du 6 juin 2019. Ainsi, l’obtention de la

Validation et reconnaissance par les financeurs de Qualiopi

L’enregistrement au DataDock était validé par les financeurs. En effet, le GIE2OF, gestionnaire de leur plateforme, était constitué de 43 membres partenaires (dont OPCA, Fongecif, et certaines régions). En conséquence, le niveau d’exigence pour l’enregistrement au DataDock n’était pas uniforme pour tous les financeurs. Par exemple, Agefiph était plus exigeant concernant le niveau d’accueil des stagiaires avec handicap.

L’un des objectifs principaux de Qualiopi consiste à apporter plus d’indépendance et de transparence dans la validation de ces niveaux de qualité : ainsi, les financeurs ne sont plus juges et parties. A présent, la certification Qualiopi est délivrée par des organismes privés qui n’ont aucun lien avec les financeurs. Le COFRAC, qui travaille sous l’autorité de France Compétences et du Ministère du Travail, a ainsi accrédité 28 organismes certificateurs Qualiopi, dont : SGS-ICS, Afnor, Bureau Veritas, ICF-PSI, ou encore OPQF. Enfin, la reconnaissance de Qualiopi par tous les financeurs devrait normalement simplifier les processus administratifs de validation.

Enregistrement et certification : une différence de taille

Nous l’avons évoqué en introduction : DataDock procède par enregistrement, tandis que Qualiopi procède par certification du prestataire. Un enregistrement au DataDock de l’organisme de formation signifie que le GIE des financeurs (GIE2OF) a validé tous les indicateurs de la déclaration de cet organisme. Ce dernier devient alors “référençable” auprès des financeurs.

Il passe ensuite de “référençable” à “référencé” si un financeur accepte de l’inclure dans son catalogue de référence. Avec Qualiopi, en revanche, on ne parle plus de référencement mais de véritable certification par des organismes qui sont indépendants des financeurs. Le PAC (Prestataire d’action de développement des compétences) est alors certifié Qualiopi.

Qualiopi : validation simplifiée et délais de réponse plus rapides

Afin d’être enregistré au DataDock, il suffisait de déposer entre 25 et 30 documents (accompagnés par un court texte) sur une plateforme en ligne. Le dépôt des documents pouvait s’étaler dans le temps, à la discrétion de l’organisme de formation ; l’élément déclencheur était alors l’envoi final complet qui engageait la procédure de validation.

Ici, Qualiopi tranche radicalement avec DataDock : la démarche se déroule maintenant sur une seule journée (normalement). Durant cette journée d’évaluation, un auditeur se déplace sur le ou les site.s de l’organisme de formation. La validation est donc entreprise sur un créneau très resserré, et ne consiste pas seulement à envoyer des documents : l’échange verbal avec l’auditeur constitue en effet un élément crucial de la certification Qualiopi.

Mais ce n’est pas tout : le délai de réponse est également une amélioration non négligeable proposée par Qualiopi. Avec DataDock, le PAC pouvait attendre 3 à 6 semaines avant d’obtenir son enregistrement. Si un indicateur s’avérait non-conforme, le prestataire recevait un mail du GIE2OF qui en expliquait la raison. L’organisme de formation pouvait ensuite déposer à nouveau des documents conformes jusqu’à la validation définitive (3 à 6 semaines plus tard…).

L’audit de Qualiopi permet une procédure beaucoup plus rapide : l’auditeur annonce directement et de visu les indicateurs invalides au prestataire lors de la visite de l’établissement. Vous savez donc immédiatement si vous êtes certifiable ou non. Ensuite, le comité de validation du certificateur confirme (ou pas) l’avis de l’auditeur sur la base du rapport rendu. Enfin, ce même comité de validation remet la certification officielle dans un délai allant de 15 à 30 jours.

Qualiopi vous demande des preuves

DataDock listait des documents spécifiques à fournir sous chaque indicateur, et notamment des descriptifs et des attestations purement déclaratives. Exemple : pour l’indicateur 5.1, “attestation d’avoir une CVthèque mise à jour des formateurs”. En comparaison, l’auditeur Qualiopi ne sera pas intéressé par les documents purement déclaratifs ; il portera en revanche une grande attention aux preuves de mise en place de vos processus.

Dès lors, l’organisme de formation audité possède une liberté accrue dans le choix des documents à fournir. Il peut, par exemple, présenter des preuves citées dans le Guide lecture du RNQ édité par le Ministère du Travail, mais également d’autres preuves s’il estime qu’elles répondent aux exigences des indicateurs. Pour la CVthèque, par exemple, le prestataire peut fournir l’ensemble des CV des formateurs, de même que les diplômes en lien avec les matières enseignées. Ceci prouve par ailleurs que ces formateurs sont dans une démarche de développement de leurs compétences ad hoc (indicateur 21).

Durée de validité de votre certification Qualiopi

En 2018, l’échéance de Qualiopi a été fixée au 31 décembre 2020, puis au 31 décembre 2021 compte tenu de la crise sanitaire. Il existe des rumeurs concernant un report à décembre 2022, mais ces dernières ont été démenties par le Ministère du Travail. La certification Qualiopi est valable pendant 3 ans à dater de la délivrance du certificat. A cause de la situation sanitaire, les prestataires ayant été certifiés en 2020 bénéficient exceptionnellement d’une année supplémentaire avant le renouvellement (leur période de certification dure donc 4 ans). En temps normal, la certification doit être renouvelée tous les 3 ans, entre le 14e et le 22e mois après la date de certification initiale. Pour cela, on prévoit un audit de surveillance d’une demi-journée, pouvant être effectué à distance (dans certains cas).