La certification Qualiopi repose sur le respect d’exigences strictes en matière de qualité pour les organismes de formation. Parmi les documents clés à produire, le Manuel Qualité occupe une place centrale dans la préparation à l’audit. Bien qu’il ne soit exigé nulle part dans le Référentiel National Qualité (RNQ), ce document est devenu une pratique courante au sein des organismes de formation pour formaliser et expliquer le système qualité mis en place. Il s’agit d’un outil essentiel pour démontrer la conformité de votre organisme aux critères du RNQ et pour structurer votre démarche qualité de manière cohérente.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est un Manuel Qualité, quels sont ses objectifs, son contenu, et nous vous offrons la possibilité de télécharger un exemple de manuel adapté à la certification Qualiopi.
Qu'est-ce qu'un Manuel Qualité ?
Le Manuel Qualité est un document interne qui regroupe l’ensemble des politiques, processus et procédures que votre organisme de formation met en place pour garantir la qualité de ses prestations. Bien qu’il ne soit pas explicitement mentionné dans le RNQ, les organismes de formation se sont mis à le créer pour répondre aux attentes des auditeurs et expliquer de manière claire leur système qualité.
Il permet de structurer vos démarches, de centraliser vos processus internes, et de démontrer que votre organisme respecte les exigences des 7 critères du RNQ. Le Manuel Qualité est ainsi devenu un outil pratique pour préparer l’audit Qualiopi, même s’il n’est pas formellement requis.
Les objectifs du Manuel Qualité
Le Manuel Qualité a plusieurs objectifs essentiels.
Structurer les démarches qualité
Bien que non imposé par le RNQ, le Manuel Qualité vous permet de formaliser vos processus internes. C’est un document qui décrit de manière claire et détaillée comment vous vous assurez de la qualité de vos actions de formation. Il constitue une base solide pour structurer vos pratiques et garantir leur conformité avec les exigences de Qualiopi.
Piloter l’amélioration continue
Ce document, bien que facultatif, est un atout pour piloter l’amélioration continue de vos pratiques. Il vous aide à identifier les points à améliorer dans votre organisation et à mettre en place des actions correctives. Il devient ainsi un guide pratique pour répondre aux évolutions des exigences légales et des besoins de vos bénéficiaires.
Préparer l’audit Qualiopi
Le Manuel Qualité, même s’il n’est pas mentionné dans le référentiel, facilite la préparation à l’audit. Il offre une vue d’ensemble sur votre organisation et permet de démontrer facilement que vous respectez les critères Qualiopi. Un manuel bien structuré rendra l’audit plus fluide et renforcera la crédibilité de votre démarche qualité.
Fédérer votre équipe autour de la démarche qualité
En expliquant clairement les responsabilités de chacun et les processus à respecter, le Manuel Qualité permet de mobiliser et d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs dans la démarche qualité. C’est un outil fédérateur qui garantit que chacun connaît son rôle et s’engage dans l’amélioration continue.
Que contient un Manuel Qualité ?
Le contenu du Manuel Qualité peut varier en fonction de la taille et de la nature de votre organisme de formation, mais voici les sections principales que l’on retrouve généralement.
Présentation de l’organisme
Une présentation succincte de votre organisme : son historique, ses missions, ses valeurs et ses domaines d’expertise. Cette partie contextualise votre démarche qualité et montre en quoi elle est essentielle à vos activités.
La politique qualité de l’organisme
Détaillez vos engagements en matière de qualité. Quels sont vos objectifs ? Comment garantissez-vous la qualité de vos formations ? Cette partie doit refléter votre stratégie globale en matière de qualité, même si elle n’est pas imposée formellement par le RNQ.
Les processus et procédures internes
Décrivez les processus que vous avez mis en place pour répondre aux critères Qualiopi, tels que :
- La gestion des inscriptions et du suivi des bénéficiaires
- La sélection des formateurs
- La gestion de la satisfaction des bénéficiaires et des réclamations
- Le suivi de l’évaluation des compétences acquises
Le suivi des indicateurs et des actions correctives
Expliquez comment vous suivez les indicateurs de performance de votre organisme et comment vous analysez ces indicateurs pour améliorer vos pratiques.
Les responsabilités de chacun
Identifiez les rôles et responsabilités au sein de votre équipe pour garantir la qualité de vos prestations.
Le plan de formation interne
Si vous formez régulièrement vos équipes, mentionnez comment vous assurez que vos formateurs soient formés aux dernières évolutions légales et pédagogiques.
Les documents annexes
Annexez les documents pertinents tels que des fiches d’évaluation ou des formulaires de réclamation, qui démontrent l’application de vos processus.
Téléchargez votre exemple de Manuel Qualité Qualiopi
Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le Manuel Qualité est un outil précieux pour formaliser votre démarche qualité. Pour vous aider dans sa rédaction, nous mettons à votre disposition un exemple téléchargeable que vous pouvez adapter à votre organisme.
Le Manuel Qualité, même s’il n’est pas explicitement exigé par le Référentiel National Qualité, est un document qui peut grandement faciliter votre démarche vers la certification Qualiopi. Il permet de structurer vos processus, de centraliser vos actions et de démontrer votre engagement envers la qualité. Téléchargez dès maintenant notre modèle et adaptez-le à vos besoins pour une préparation optimale à l’audit.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
