Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) s’impose comme une obligation essentielle pour les organismes de formation en France. Cet article explore en détail les exigences légales liées au BPF pour les auto-entrepreneurs et détaille la manière d’y répondre favorablement.
Le BPF ...
pour qui ? pour quoi ?
Le BPF c'est quoi ?
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une exigence légale pour tous les organismes de formation. Ce document annuel permet de retracer l’activité de formation professionnelle de l’année précédente et assure une gestion transparente et responsable. Le BPF comporte plusieurs parties, notamment l’identification de l’organisme, les produits et charges, les heures de formation dispensées, et le bilan pédagogique de l’année. Il est essentiel de se conformer à cette obligation pour maintenir la validité de la déclaration d’activité. Tout défaut de transmission peut entraîner des sanctions financières et une interdiction d’exercer. Le BPF doit être déposé avant le 30 avril de chaque année auprès du préfet de région (Dreets) pour garantir une gestion conforme aux exigences légales et préserver la crédibilité de l’organisme de formation.
Qui est concerné ?
Toutes les entités ayant déclaré une activité de formation, qu’elles soient de statut privé ou public, personnes physiques ou morales, sont soumises à l’obligation de déposer le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Cette exigence légale concerne donc aussi les autoentrepreneurs exerçant dans le domaine de la formation professionnelle. Le BPF a pour vocation de retracer avec précision les recettes et les dépenses générées par les prestataires de formation, tout en dressant un bilan pédagogique de leur activité. Il s’agit d’une démarche indispensable pour garantir une gestion transparente, rigoureuse et conforme aux normes en vigueur.
Les autoentrepreneurs exerçant dans le domaine de la formation professionnelle doivent ainsi se conformer scrupuleusement à cette obligation légale en remplissant le BPF. Cette déclaration annuelle fournit un état des lieux précis de l’activité de formation, d’évaluer son efficacité pédagogique et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations éventuelles.
Il est primordial pour les autoentrepreneurs de ne pas négliger cette démarche, car le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières et même une interdiction temporaire ou définitive d’exercer l’activité de formation.
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Les étapes pour remplir votre bpf
Télécharger le CERFA du BPF
Auparavant le BPF devait nécessairement se remplir via le CERFA 10443*16. Depuis la création de Mon Activité de Formation, la déclaration peut désormais se faire en ligne. Toutefois, les exigences sont les mêmes.
CADRE A : IDENTIFICATION DE L'ORGANISME DE FORMATION
Les deux premiers cadres du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) dédiés à l’identification et à la caractérisation de l’organisme de formation sont essentiels et doivent obligatoirement être remplis. Même si l’organisme n’a pas réalisé d’activité pendant la période concernée, il est impératif de compléter ces cadres. Normalement, l’administration pré-remplit ces informations à partir des données fournies sur monactivitéformation.gouv.fr et lors de la déclaration d’activité. Vérifier ces informations est donc tout ce qui est nécessaire pour assurer la conformité du BPF.
CADRE B : EXERCICE COMPTABLE
Le cadre B du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) sert à préciser les dates précises de l’exercice comptable couvert par le document. Il vous suffit simplement d’indiquer les dates correspondant à votre dernier exercice comptable clos. Cela permettra de cibler spécifiquement la période concernée par le BPF et d’assurer la pertinence et l’exactitude des informations présentées dans le document.
CADRES C ET D
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) constitue une vue globale, notamment comptable, de l’activité de formation d’un organisme. Les deux cadres en question détaillent exhaustivement les produits et les charges enregistrés par l’organisme au cours d’une année comptable. L’objectif principal est de comprendre l’origine des produits générés et des charges supportées par l’organisme de formation. Cette analyse permet de mieux appréhender les sources de financement et les postes de dépenses, contribuant ainsi à une meilleure compréhension de la situation financière de l’organisme.
CADRE C : PRODUITS DE L’ORGANISME
Pour remplir le cadre C du Bilan Pédagogique et Financier (BPF), la question essentielle à se poser est : qui a effectué le règlement pour la prestation de formation ? Les lignes 1 à 10 permettent de choisir l’acteur approprié, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, d’un financeur externe, etc.
Si la prestation de formation a été financée par un organisme tiers dans le cadre d’une subrogation de paiement (par exemple, un OPCO, la Caisse des dépôts, Pôle Emploi), les lignes a à h sont utilisées pour identifier le dispositif de financement de l’action de formation.
Il est important de noter que dans le cas où une action de formation a été financée de différentes manières, elle peut être imputée dans plusieurs lignes du cadre C. De plus, tous les montants reportés dans le BPF sont exprimés hors-taxes. Comme le BPF n’est pas un document comptable, il n’est pas nécessaire de chercher à équilibrer les deux cadres, car ils servent à fournir une vision globale de l’activité de formation et de ses sources de financement, sans contraintes comptables spécifiques.
CADRE D : LES CHARGES DE L’ORGANISME
Dans ce cadre, vous devez répertorier toutes les charges liées à l’activité de formation professionnelle de l’organisme.
CADRE E : LES FORMATEURS DE L’ORGANISME
Ce cadre permet d’identifier le nombre de formateurs travaillant pour l’organisme de formation en distinguant les intervenants internes des intervenants externes. En cas de plusieurs intervenants travaillant sur le même créneau, il est nécessaire d’indiquer le nombre total d’heures du programme et non de multiplier le nombre d’heures par le nombre de formateurs.
CADRES F ET G : BILAN PÉDAGOGIQUE DE L’ORGANISME
Le Bilan Pédagogique de l’organisme porte sur la dernière période comptable clôturée, ce qui signifie que les cadres F et G se rapportent à la même période que les cadres précédents.
CADRE F1 : TYPE DE STAGIAIRES DE L’ORGANISME
Pour établir le Bilan Pédagogique, deux questions essentielles se posent : qui a participé aux sessions de formation et quel est le statut du stagiaire ?
Il convient de retenir une seule catégorie par stagiaire. Dans le cas où plusieurs financements ont été utilisés, notamment un apport personnel, la catégorie “particulier” a la priorité sur les autres. Ainsi, il est important de classifier chaque stagiaire en fonction de son statut pour une présentation claire et précise des participants aux sessions de formation.
CADRE F2 : SOUS-TRAITANCE
Les deux questions à se poser sont les suivantes :
- Quels sont les stagiaires qui ont été formés par l’intermédiaire de mes sous-traitants ?
- Quel est le nombre total d’heures de formation effectuées par mes sous-traitants, tel qu’indiqué dans le cadre E du Bilan Pédagogique et Financier ?
CADRE F3 : OBJECTIFS GENERALES DES PRESTATIONS
Les deux questions à se poser sont les suivantes :
- Qui sont les stagiaires qui ont été formés par l’organisme ?
- Pendant combien de temps ont-ils suivi la formation ?
Il est important de noter que toutes les formations réalisées par un sous-traitant doivent également être prises en compte dans ce cadre.
CADRE F4 : SPÉCIALITÉS DE FORMATION
Les deux questions à se poser sont les suivantes :
- Quelles sont mes 5 principales spécialités/domaines de formation ?
- Vérifier que le Total F1 est égal au Total F3 et que le Total F4 est également égal à ces totaux dans le Bilan Pédagogique et Financier.
Il est essentiel de s’assurer que ces quatre totaux correspondent pour garantir la cohérence du Bilan Pédagogique et Financier.
CADRE G : SOUS TRAITANCE D’UN AUTRE ORGANISME
La question à se poser est la suivante :
- Pour quelles prestations suis-je sous-traitant ?
Le Chiffre d’Affaires correspondra à la ligne 10 du cadre C du Bilan Pédagogique et Financier. Il est important de bien identifier les prestations pour lesquelles l’organisme de formation agit en tant que sous-traitant et de s’assurer que le Chiffre d’Affaires correspondant est correctement reporté dans le cadre C. Cela garantira une présentation précise et complète de l’activité de sous-traitance de l’organisme.
CADRE H : DIRIGEANT
Le cadre identifie le nom du représentant légal de l’organisme de formation. Il est généralement pré-rempli avec les informations fournies lors de la déclaration d’activité. Votre seule tâche consiste à vérifier que les informations présentes sont correctes et à les valider si elles sont exactes. Cela garantira que le Bilan Pédagogique et Financier contient les informations appropriées concernant le représentant légal de l’organisme.
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Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
