L’audit de surveillance est une étape essentielle dans la démarche de certification Qualiopi des organismes de formation.
Depuis l’apparition de la pandémie de Covid-19, de nombreux organismes de formation se sont interrogés sur la possibilité de réaliser leur audit de surveillance à distance. Cette option est-elle possible ? Est-elle efficace ? Quels sont les avantages et les inconvénients de l’audit de surveillance à distance par rapport à l’audit en présentiel ? Dans cet article, nous allons examiner les différentes options pour réaliser votre audit de surveillance et vous aider à faire le meilleur choix en fonction de votre situation.
1. Modalités d'audit : à distance ou sur place les différents cas de figure
Les audits de surveillance sont des évaluations périodiques réalisées par un organisme certificateur pour s’assurer que les prestataires de formation certifiés continuent de respecter les normes et les exigences de qualité requises. Il existe deux modes principaux d’audit de surveillance : l’audit sur place et l’audit à distance. Chacun de ces modes a ses avantages et ses inconvénients.
Le choix du mode d’audit n’est pas au bon vouloir du prestataire de formation mais dépend de différents facteurs : comment s’est déroulé l’audit initial, le type d’organisme de formation ou encore si le certificateur juge nécessaire de réaliser l’audit sur place.
Les modalités de réalisation d'audit par défaut
L’audit de surveillance se déroule la plupart du temps à distance en visioconférence et dure deux fois moins longtemps en moyenne que l’audit initial.
Cette méthode est moins coûteuse pour l’entreprise, car elle ne nécessite pas de déplacement physique de l’auditeur. L’audit à distance peut également être plus flexible en termes de calendrier, ce qui peut être utile pour les entreprises ayant des sites multiples et des contraintes de temps.
Il est cependant important de souligner que même si la majorité des audits de surveillance sont réalisés à distance, certaines situations imposent un audit sur place:
- en cas de signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
- selon les résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
- pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités.
L’audit initial avait été réalisé à distance
Selon les dispositions réglementaires liées à la pandémie « COVID-19 » définies dans l’arrêté du 24 juillet 2020, les audits initiaux pouvaient être réalisés à distance. Les prestataires de formation ayant opté pour ce mode d’audit devront obligatoirement prévoir un audit de surveillance sur place.
Les organismes multi-sites
Les règles de l’audit de surveillance des organismes de formation multi-sites sont similaires à celles des organismes mono-sites. Toutefois, lors de l’audit à distance, une demi-journée supplémentaire d’audit doit être ajoutée pour chaque site échantillonné.
Cependant, si les processus sont différents ou si les sites sont très éloignés géographiquement, l’audit sur place peut être nécessaire pour évaluer la conformité de manière adéquate.
Ce choix revient à l’organisme certificateur après étude et analyse des caractéristiques de l’organisme de formation.
Tous les sites ne sont pas audités lors de chacun des audits. L’organisme certificateur utilise une méthode d’échantillonnage pour sélectionner les sites à auditer. Selon le nombre de sites, l’organisme détermine quels sites seront audités lors de l’audit initial, de l’audit de surveillance et du renouvellement de la certification. Cette approche garantit que tous les sites seront audités sur un cycle de certification donné. Seule la fonction centrale sera auditée systématiquement.
2. Les conseils de Digi-Certif pour préparer un audit à distance
Pour réussir un audit à distance, il est important de se préparer minutieusement. Voici les conseils de Digi-Certif pour préparer un audit à distance :
- Préparez vos documents en amont. Classez-les pour chaque critère et indicateurs de manière à ce que ça soit plus facile à montrer à l’auditeur. Assurez-vous que vos documents soient facilement accessibles sur votre ordinateur.
- Veillez à bien respecter le plan d’audit établi et validé en réunion d’ouverture. Soyez prêt à présenter tous les documents demandés par l’auditeur, et à répondre à toutes les questions posées.
- Relisez attentivement le rapport de votre audit initial et portez une attention toute particulière aux non-conformités qui avaient été relevées. Assurez-vous d’avoir pris toutes les mesures nécessaires pour corriger ces non-conformités avant l’audit à distance.
- Faites en sorte que les personnes “clés” de votre organisme de formation soient présentes au moment de l’audit. Les personnes responsables des différents processus de votre organisme doivent être présentes pour répondre aux questions de l’auditeur.
- N’oubliez pas, la relation humaine entre vous et le certificateur est très importante. Adoptez une attitude à la fois professionnelle et amicale. Soyez clair et précis dans vos réponses.
- Ne demandez pas de conseils à l’auditeur. Il peut seulement vous indiquer ce qui est conforme et ce qui ne l’est pas. Si vous avez besoin de conseils, vous pouvez contacter votre organisme de certification en amont de l’audit.
- Assurez-vous en amont d’avoir une bonne connexion internet, une webcam fonctionnelle, un micro et un casque audio pour faciliter la communication avec l’auditeur.
- Faites-vous accompagner ! L’audit de surveillance se révèle plus rigoureux et minutieux que l’audit initial, toute l’équipe Digi-Certif est là pour vous y préparer !
En suivant ces conseils, vous pouvez vous préparer efficacement pour un audit à distance et vous assurer que votre organisme de formation maintient sa certification.
Juliette Grivet, Chief of Staff chez Digi-Certif depuis 2020, contribue avec son expertise stratégique et opérationnelle au leadership de l’entreprise dans l’accompagnement des organismes de formation.
