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Pour de nombreux organismes de formation, la certification Qualiopi représente un défi majeur. Depuis son instauration en 2018, cette certification est devenue un impératif pour tous les organismes de formation professionnelle souhaitant bénéficier des fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Dans notre précédent article, nous nous sommes interrogés sur la nécessité d’un accompagnement pour réussir cette certification cruciale. Une question persiste cependant dans l’esprit de nombreux professionnels : combien de temps faut-il réellement pour obtenir Qualiopi ?
L’objectif de cet article est de plonger au cœur du processus de certification Qualiopi et d’examiner en détail le temps nécessaire pour la réussir. Quels sont les délais moyens et habituels ? Quelles sont les étapes clés du processus et les ressources nécessaires à mobiliser ? Plus qu’une simple formalité administrative, Qualiopi est un gage de qualité et d’excellence pour les organismes de formation. Mais obtenir cette certification demande-t-il des semaines, des mois, voire plus ? Nous le verrons tout au long de cet article.
Prêts à tout comprendre ? Alors c’est parti !
Le temps de préparation dépend d'abord de vous
Le temps de préparation à Qualiopi dépend d’abord de vous : non seulement de la maturité de votre organisme (1), de sa taille (2) mais aussi des ressources que vous pouvez mobiliser pour préparer la certification (3).
La maturité de votre organisme
La première variable à prendre en compte est la maturité de votre organisme dans ses démarches qualité. Avez-vous déjà mis en place un système qualité ? Sur la base de quels critères ? Celui-ci est-il tenu à jour et comment ? Ce sont les premières questions à vous poser dans le cadre de votre approche de Qualiopi. L’inscription au registre du DataDock est évidemment un premier critère à prendre en compte. Si vous avez respecté scrupuleusement les 21 critères qu’il exigeait, vous avez déjà certainement une bonne base de travail. Il est également possible d’avoir poursuivi une démarche qualité autonome préalable à Qualiopi, qui favorisera également l’adaptation de votre structure aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Il ne veut pas forcément dire qu’un nouvel organisme de formation se retrouvera en difficulté. Parfois, il vaut mieux partir d’une feuille blanche pour mettre en place des process plutôt que de devoir partir de processus déjà éprouvés au fil des années. En effet, changer de processus internes implique parfois de changer d’outils de travail, de changer de méthodes … ce qui peut profondément remanier la carte des interactions internes entre les acteurs.
La taille de votre organisme
La taille de votre organisme est également un critère à prendre en compte dans le cadre de Qualiopi. Il est certain qu’un organisme de formation constitué d’un seul et unique acteur indépendant aura des problématiques toutes autres que celles rencontrées par un grand centre de formation de plusieurs dizaines de salariés. Au plus les acteurs impliqués sont nombreux, et au plus le temps de mise en place du système qualité peut s’avérer long.
Les ressources que vous mobilisez dans votre préparation
La dernière variable est celle des ressources mobilisées pour mettre en place la certification Qualiopi. C’est souvent la problématique des organismes de formation indépendants qui doivent mettre en place le système qualité imposé par Qualiopi en parallèle de leur activité de formation. Qualiopi exige du temps et beaucoup de rigueur. C’est le minimum à mobiliser pour pouvoir obtenir la certification.
Ces trois éléments sont les principaux critères qui doivent vous permettre de juger de la rapidité avec laquelle votre organisme va pouvoir accéder à Qualiopi. Grâce à eux vous allez pouvoir estimer le temps de préparation à prévoir, quitte d’ailleurs à accélérer le processus si vous vous sentez en retard.
Un délai non-compressible qui peut toutefois être accéléré
Envisagez Qualiopi sur une période incompressible de mise en place
Qualiopi est basé sur une démarche d’audit. Aussi, le sujet doit être pris au sérieux par vos équipes en interne.
Chez Digi-Certif, nous pensons qu’un délai incompressible d’un mois, a minima, doit être mobilisé pour mettre en place votre démarche qualité. Et ce, quelle que soit la taille de votre organisme ou ses ressources disponibles. Certains indicateurs peuvent par exemple impliquer la mobilisation d’acteurs et de ressources très divers. Prenons l’indicateur 1 sur la publicité des informations relatives à vos actions de formation. Il peut potentiellement impliquer des modifications à réaliser sur votre site Internet, donc de passer par des ressources tierces. Un mois paraît à cet égard un délai de préparation raisonnable.
Aussi nous vous recommandons de bloquer un mois et de prévoir des plages de travail exclusivement dédiées à Qualiopi. Cela ne signifie pas bien sûr de bloquer toute activité annexe. Mais des créneaux spécifiques devront y être consacrés.
Nous vous recommandons également la lecture de notre article : se préparer à la certification Qualiopi en 30 jours. Il vous donnera un rétro-planning précis pour avancer vers la certification.
Des solutions accélératrices
Vous pouvez bien sûr avancer seul vers la certification Qualiopi. Mais il existe des solutions vous permettant d’accélérer votre préparation et de vous assurer la réussite. C’est précisément le cas des offres proposées par Digi-Certif.
Chez Digi-Certif, notre offre de base vous permet de disposer d’une banque de ressources documentaires rassemblant plus d’une centaine d’éléments de preuve. Ceux-ci ont été préalablement travaillés par des experts qualité qui se sont assurés de leur conformité au Référentiel National Qualité (RNQ). Vous n’avez donc plus qu’à vous les attribuer de manière à valider vos indicateurs. C’est d’ailleurs grâce à cette approche que nous pouvons justifier d’une durée moyenne de passage d’un mois !
D’autres solutions existent, comme passer par un expert qualité dédié. Digi-Certif vous met à disposition l’un de ses experts. Celui-ci prend alors en charge votre dossier et s’assure pour chacun des indicateurs de vous créer un processus qualité conforme. C’est également une solution, et cela vous apporte une solution clés en main.
Nos solutions d'accompagnement
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
