Le certificat Qualiopi est un document essentiel pour tous les organismes de formation certifiés. Il atteste de leur conformité au Référentiel National Qualité (RNQ) et leur permet d’accéder aux financements publics et mutualisés. Ce certificat est délivré à l’issue d’un audit initial, réalisé par un organisme certificateur. Il doit ensuite être conservé précieusement, car son affichage est obligatoire dans les locaux de l’organisme et, le cas échéant, sur son site internet.
Mais où trouver ce certificat une fois l’audit passé ? Que faire en cas de perte ? Et quelles sont les obligations d’affichage pour les organismes de formation certifiés ? Cet article vous apportera toutes les réponses nécessaires sur le certificat Qualiopi, son obtention, et ses exigences d’affichage.
Table des matières
Comment obtenir et conserver son certificat Qualiopi ?
Délivrance du certificat à l’issue de l’audit initial
Une fois que l’organisme de formation a réussi l’audit Qualiopi, le certificat est délivré par l’organisme certificateur. Ce certificat est la preuve que l’organisme répond aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), un prérequis pour accéder aux financements publics tels que le Compte Personnel de Formation (CPF) et les subventions des OPCO.
Le certificat Qualiopi est remis sous forme physique (papier) et parfois également sous forme numérique (PDF), ce qui permet à l’organisme de le conserver facilement. Il est essentiel de le protéger et de le stocker de manière sûre, car ce document est indispensable pour prouver la conformité de l’organisme lors des audits de surveillance et de renouvellement, qui se déroulent généralement tous les 18 à 36 mois.
Que faire en cas de perte ou de besoin d’un duplicata ?
Si un organisme de formation perd son certificat Qualiopi, il peut en demander un duplicata auprès de l’organisme certificateur qui l’a délivré. Cette demande doit être faite par écrit, en expliquant les circonstances de la perte. Le certificateur est alors en mesure de fournir une copie du certificat, souvent en version numérique. Il est important de conserver soigneusement ce duplicata, car la conformité de l’organisme de formation dépend de la présentation de ce document en cas de contrôle.
Le certificat Qualiopi est également nécessaire pour le renouvellement de la certification ou lors d’audits intermédiaires. Ainsi, disposer d’une copie est essentiel pour éviter tout risque de non-conformité.
Les obligations d’affichage du certificat Qualiopi
Affichage obligatoire dans les locaux de l’organisme
Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 31 mai 2023, l’affichage du certificat Qualiopi est une obligation légale pour tous les organismes certifiés. Le certificat doit être placé dans un lieu visible et accessible dans les locaux de l’organisme, afin que toute personne, qu’il s’agisse de stagiaires, de clients ou de financeurs, puisse facilement le consulter.
L’emplacement idéal pour afficher le certificat est à l’accueil ou dans une salle d’attente, des lieux où les visiteurs passent régulièrement. L’affichage doit être à une hauteur convenable pour être visible par tous, y compris les personnes à mobilité réduite. De plus, il est recommandé de protéger le certificat, par exemple en l’encadrant ou en le plaçant sous une protection en plastique, afin de le préserver des dégradations liées au temps ou aux intempéries.
Affichage en ligne et alternatives en l’absence de locaux
En plus de l’affichage physique, le certificat Qualiopi doit également être visible sur le site internet de l’organisme de formation. Le certificat doit figurer sur une page dédiée ou être accessible directement depuis la page d’accueil du site. L’objectif est de garantir la transparence et la visibilité des informations relatives à la certification pour tous les publics, qu’ils soient apprentis, entreprises ou financeurs.
Pour les organismes qui ne disposent pas de locaux physiques ou d’un site internet, l’arrêté du 31 mai 2023 prévoit des alternatives. Dans ce cas, l’organisme doit être en mesure de transmettre une copie du certificat à toute personne ou entité qui en fait la demande, par exemple par email ou par courrier. Cette mesure garantit que le certificat reste facilement accessible, même si l’organisme ne possède pas de lieu physique où l’afficher.
Le certificat Qualiopi est bien plus qu’un simple document administratif : il est la clé qui ouvre l’accès aux financements publics et mutualisés, et il atteste de la qualité des prestations proposées par l’organisme. Il est donc crucial de savoir où le trouver, comment le conserver et surtout, de respecter les obligations légales liées à son affichage.
Que ce soit dans vos locaux ou sur votre site internet, veiller à rendre votre certificat Qualiopi visible est une démarche essentielle pour garantir la transparence et la crédibilité de votre organisme. En cas de perte, n’hésitez pas à contacter votre certificateur pour obtenir un duplicata. Ce document est indispensable pour prouver votre engagement envers la qualité et pour continuer à bénéficier des avantages qu’offre la certification Qualiopi.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
