Devenir organisme de formation n’est pas chose aisée en France. Il vous faudra d’abord vous déclarer en tant qu’organisme de formation auprès de la DREETS de votre région. Cette première étape est nécessaire pour pouvoir délivrer des formations. Une fois que vous aurez eu votre NDA, il vous faudra obtenir la certification Qualiopi pour pouvoir accéder aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle.
Pour rappel, la certification Qualiopi est une certification des organismes de formation. Pour l’obtenir, il vous faudra réussir un audit de certification prouvant que votre système qualité respecte bien les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ), à la base de la certification.
Pour le passage de votre audit, de très nombreux documents vont être exigés. Une première batterie de documents vous sera demandée lors de votre inscription à l’audit auprès du certificateur. Puis une deuxième série de documents – beaucoup plus conséquente – vous sera demandée le jour de l’audit par votre examinateur.
Dans cet article, nous listerons donc l’ensemble des documents à fournir pour pouvoir obtenir la certification Qualiopi.
Pour rappel, la dernière mise à jour de Qualiopi est intervenue en juin 2023. Elle a modifié la liste des documents nécessaires pour pouvoir vous inscrire à l’audit. Cet article prend en compte ces dernières évolutions.
LES DOCUMENTS NECESSAIRES LORS DE L'INSCRIPTION A L'AUDIT
Pour passer la certification Qualiopi, il va falloir vous inscrire auprès d’un certificateur agréé par le COFRAC. Celui-ci fixera avec vous un rendez-vous pour organiser votre audit de certification. Un auditeur sera envoyé dans vos bureaux, il sera chargé de vérifier vos process qualité dans la délivrance de vos formations.
La situation avant juin 2023
Avec la réforme de 2023, les choses ont changé concernant les informations à délivrer en amont de votre inscription. Jusqu’alors, le certificateur devait récupérer les documents suivants :
- un extrait K-bis datant de moins de six mois ;
- le dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF) de l’organisme de formation ;
- le récépissé de déclaration d’activité de formation professionnelle ;
- un organigramme, seulement si plus de trois salariés en CDI.
Depuis juin 2023
Depuis juin 2023, les choses ont changé. Le K-bis et le récépissé de déclaration d’activité sont encore à fournir. En plus, le certificateur Qualiopi sera désormais chargé de récupérer :
- le numéro d’enregistrement de l’entreprise au répertoire Sirene (numéro SIREN) ;
- le statut juridique de l’entreprise ;
- les coordonnées du dirigeant ;
- une description détaillée de leur activité, en précisant les catégories d’actions et les types de formations dispensées.
En plus de ces éléments, le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) devra également être transmis, sauf en cas d’absence de ce dernier, auquel cas le montant des produits perçus par catégorie de financeur doit être fourni.
De plus, un organigramme nominatif et fonctionnel, mentionnant au moins le nombre de salariés, doit être inclus dans les informations transmises. Et ce même si l’organisme compte moins de trois salariés en CDI.
Vous avez donc ici la liste de l’ensemble des documents à fournir pour votre inscription à l’audit de certification Qualiopi.
Toutefois, ce n’est pas tout. A l’occasion de l’audit, votre examinateur Qualiopi s’assurera de vérifier l’ensemble de vos processus qualité. Aussi, il se basera sur des éléments de preuve, c’est à dire l’ensemble des documents qui formalisent l’existence de vos process qualité en interne.
LES DOCUMENTS DEMANDÉS LE JOUR DE L'AUDIT
Le jour de l’audit près d’une centaine d’éléments de preuve pourront vous être demandés par l’auditeur Qualiopi quand il va vérifier vos process qualité en interne. Aussi, mieux vaut être paré le jour J et avoir bénéficié d’une bonne préparation à la certification.
La liste des documents exigés par le Référentiel National Qualité (RNQ)
Il existe une multitude de documents gratuits pouvant vous aider dans le passage de votre certification Qualiopi. Nous avons d’ailleurs répertorié sur une page web l’ensemble des documents Qualiopi gratuits que vous pourrez trouver sur Internet. Ces documents concernent le passage de la certification Qualiopi, mais ne sont pas les éléments de preuve demandés par le RNQ.
Concernant les éléments de preuve exigés par le RNQ, Digi-Certif a encore pris la peine de compiler dans un tableau Excel l’ensemble des éléments de preuve acceptés par les auditeurs le jour où vous passerez votre audit. Vous trouverez donc sur cette page le référentiel Qualiopi en format Excel. Toutes les informations nécessaires y sont compilées, vous permettant de lister l’ensemble des éléments de preuve sur lesquels vous devrez travailler.
Ces ressources sont naturellement très utiles. Nous vous encourageons également à télécharger le Référentiel National Qualité, à la base de la certification Qualiopi, et listant l’ensemble des exigences du référentiel, indicateur par indicateur.
Le traitement d'un indicateur
Gardez bien en tête que ces documents seront à la base de votre audit de certification Qualiopi. Concrètement, le jour de l’audit, votre auditeur passera en revue l’ensemble des indicateurs qui vous concernent. Si vous n’êtes pas sûrs des indicateurs qui vous concernent, vous pouvez vous reporter à notre tableau Qualiopi. En fonction des spécificités de votre organisme de formation, vous verrez que vous n’êtes pas nécessairement concernés par la totalités des 32 indicateurs du RNQ.
Toutefois, sur les indicateurs pour lesquels vous serez audités, votre examinateur vous demandera de fournir les éléments de preuve attestant que vos process qualité respectent les exigences du RNQ. Aussi, cette approche documentaire implique que vous ayez à disposition de très nombreux documents dans la gestion de votre organisme de formation.
Pour vous aider, nous avons mis en place un accès à un dossier Qualiopi en version PDF.
Les kits Qualiopi
La meilleure solution pour accéder rapidement à la certification Qualiopi est peut-être de faire appel à des kits Qualiopi. Ces kits vous permettent de recevoir d’un coup l’ensemble des documents demandés par votre auditeur.
Chez Digi-Certif, nous proposons ainsi une plateforme digitale, sur laquelle vous pourrez piocher et vous réapproprier l’ensemble des éléments de preuve qui sont listés au sein du Référentiel National Qualité. Vous n’avez plus qu’à les retravailler : vous êtes prêt à passer l’audit.
Notre kit Qualiopi est accessible au prix de 990€ et vous soulage grandement dans la préparation de votre audit. Attention toutefois, vous trouverez sur Internet de nombreux kits Qualiopi gratuits à télécharger. Nous vous recommandons d’être très vigilants quant à l’utilisation de ces documents qui, souvent, n’ont pas été réalisés par des professionnels de la formation. Autrement dit, s’ils vous donneront l’illusion d’être prêt à passer l’audit, en réalité, vous êtes sûr de rater votre certification le jour J.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
