La certification Qualiopi, c’est quoi ? En une phrase, c’est la certification qualité des organismes de formation. Cette certification est particulièrement importante pour eux car c’est un prérequis nécessaire pour accéder aux fonds publics de la formation professionnelle. Autrement dit, sans elle, les organismes de formation ne peuvent accéder ni aux fonds du CPF, ni aux fonds des OPCOs, ni à aucun des fonds de la formation professionnelle.
Maintenant que l’on a compris ce que c’était, se posent immédiatement tout un tas de questions à son sujet. Est-ce que la certification Qualiopi est valable pour une formation ou pour l’organisme de formation dans sa totalité ? Est-ce que la certification est valable à vie ou seulement pour une durée déterminée ? Est-ce que la certification est difficile à obtenir ou est-ce que l’on peut la préparer tout seul ? Je suis indépendant, est-ce que, moi aussi, je suis concerné par Qualiopi ? Ce sont toutes les questions que nous nous sommes posées dans cet article et dans la vidéo juste en-dessous !
Chez Digi-Certif, nous aidons les organismes de formation dans leur structuration depuis 2020. Nous étions nés avant même que Qualiopi ne devienne obligatoire, et avons accompagné plusieurs milliers d’organismes vers la certification ! Vous trouverez tout sur Qualiopi sur les pages de notre site Internet et sur notre chaîne Youtube.
Prêt à tout comprendre ?
Alors c’est parti !
Mais alors qualiopi, c'est quoi ?
Petite histoire de la certification
La certification Qualiopi a été mise en place par le gouvernement français via la Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Cette loi est particulièrement fondatrice de la formation professionnelle telle que nous la connaissons aujourd’hui. C’est elle qui généralise le CPF en le monétisant (passant d’un nombre d’heures à un budget en euros), elle crée les OPCOs (Opérateurs de Compétences) en remplacement des OPCA et redéfinit le rôle des acteurs de la formation professionnelle. Qualiopi fait partie des grands changements que la loi apporte. Via cette certification, la loi veut renforcer l’exigence de qualité dans le secteur de la formation professionnelle.
Après un lancement retardé suite à l’épisode de COVID-19, la certification est rendue obligatoire au 1er janvier 2022 pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics et mutualisés.
Que veut dire Qualiopi ?
Le saviez vous ?
Le nom de Qualiopi a été choisi en référence à Calliope, fille de Zeus, muse de la poésie épique et figure emblématique de la mythologie grecque.
Les objectifs de la certification
L’objectif de Qualiopi à son lancement est clair. Il s’agit de garantir la qualité des prestations proposées par les organismes de formation. La certification doit permet d’attester de la conformité des prestations proposées avec les exigences du référentiel national qualité (RNQ), le document de référence de la certification Qualiopi.
Les objectifs principaux de la certification sont de :
- garantir la qualité des formations proposées ;
- renforcer la transparence et la confiance entre les organismes de formation et leurs clients ;
- faciliter l’accès aux financements publics et aux aides financières pour les organismes de formation ;
- favoriser l’adaptation des formations aux besoins des clients.
Les prestataires concernés par la certification
La certification Qualiopi concerne différents types de prestataires intervenant dans le domaine de la formation professionnelle. On parle de prestataires d’actions concourant au développement des compétences.
- Tout d’abord, les organismes de formation (OF), qu’ils soient publics ou privés, sont directement concernés par la certification.
- Les centres de bilan de compétences (CBC), qui accompagnent les individus dans leur projet professionnel, sont également visés par la certification.
- De même, les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE), qui permettent la reconnaissance de l’expérience professionnelle des individus en vue d’obtenir des certifications, sont également soumis aux exigences de la certification Qualiopi.
- Enfin, les centres de formation par apprentissage (CFA), qui proposent des formations en alternance, doivent également se conformer aux exigences de la certification.
Qui délivre la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est délivré par des organismes certificateurs. Habilités par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC), ils sont aujourd’hui une trentaine d’organismes certificateurs à pouvoir délivrer la certification Qualiopi aux prestataires d’action concourant au développement des compétences. Vous les retrouverez sur notre page dédiée et régulièrement mise à jour, avec l’ensemble de leurs coordonnées de contact.
Une fois prêt, les organismes de formation font appel à un organisme certificateur pour passer la certification Qualiopi. Celui-ci mandate donc un auditeur qualité avec pour mission d’auditer les pratiques de l’organisme de formation afin de vérifier leur conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
A noter que même si la quasi-totalité des certifications sont délivrés par les organismes certificateurs, certaines instances de labellisation sont également reconnues par France compétences et peuvent également délivrer la certification Qualiopi.
Ils délivrent la certification Qualiopi :
Durée de validité de la certification Qualiopi
La certification Qualiopi est valable 3 ans à compter de sa délivrance. A noter toutefois que l’organisme de formation qui se lance dans la certification devra passer plusieurs audits. Ils sont au nombre de trois audits en trois ans.
Le premier audit est l’audit initial. C’est lui qui permet à l’organisme de formation de se certifier Qualiopi. L’auditeur vient auditer les pratiques internes de l’organisme de formation de manière à vérifier leur conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Un an et demi plus tard, l’organisme de formation passe son audit de surveillance. Il s’agit cette fois pour l’auditeur de vérifier que les processus qualité de l’organisme de formation sont toujours en adéquation avec les exigences du RNQ. La certification Qualiopi n’est pas remise en jeu.
Enfin, trois ans après l’audit initial et un an et demi après l’audit de surveillance, l’organisme de formation passe son audit de renouvellement qui le fait entrer dans un nouveau cycle de trois ans.
En deux mots
La certification Qualiopi est une certification qualité à destination des prestataires concourant au développement des compétences (PACDC). Parmi eux, on compte :
- les Organismes de Formation (OF) ;
- les Centres de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ;
- les Centres de Formation par Apprentissage (CFA) ;
- les Centres de Bilan de Compétences (CBC).
A l’issue de l’audit initial, la certification Qualiopi fait entrer l’organisme de formation dans un cycle de trois ans ponctué par un audit de surveillance (1,5 ans après) et un audit de renouvellement (3 ans après).
Les critères d'évaluation de la certification Qualiopi
Les sept critères du Référentiel National Qualité (RNQ)
La certification Qualiopi est basée sur le Référentiel National Qualité, qui comporte sept critères d’évaluation :
- CRITERE 1 – Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
- CRITERE 2 – L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires
- CRITERE 3 – L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations proposées
- CRITERE 4 – La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
- CRITERE 5 – La prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties intéressées aux prestations délivrées
- CRITERE 6 – La mise en œuvre d’une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations délivrées
- CRITERE 7 – Le respect de l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables aux prestations proposées
Les indicateurs qualité
Chaque critère d’évaluation est décliné en plusieurs indicateurs qualité. Ainsi, le critère n°1 comporte trois indicateurs qualité, le critère n°2 en comporte cinq, et ainsi de suite. Les indicateurs qualité ne sont pas tous applicables à chaque organisme de formation professionnelle. Leur application dépend du statut de l’organisme et de la teneur des formations qu’il délivre. Par exemple, les indicateurs qualité liés à la délivrance d’un certificat de qualification professionnelle ne seront pas applicables à un organisme de formation qui ne propose que des formations courtes et non certifiantes. De même, les organismes de formation nouveaux entrants (c’est-à-dire nouvellement créés) ont des modalités de passage spécifique.
C’est à l’organisme de formation professionnelle de déterminer les indicateurs qualité qui s’appliquent à ses activités. Il doit pour cela procéder à une analyse approfondie de son activité et de ses pratiques en termes de formation professionnelle. Cette analyse doit permettre de déterminer les indicateurs qualité qui sont pertinents et applicables à l’organisme, ainsi que les preuves concrètes qu’il peut apporter pour attester de la conformité de ses pratiques aux exigences du référentiel national de qualité.
Les modalités de mise en oeuvre de la certification
La mise en œuvre de la certification Qualiopi s’effectue en plusieurs étapes. Cette partie de l’article explique les différentes étapes de la certification, ainsi que les modalités de mise en œuvre de cette dernière.
Les étapes de la certification
Pour obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation professionnelle doivent suivre les étapes suivantes :
- La préparation à la certification : l’organisme doit se préparer à la certification en se familiarisant avec les critères d’évaluation et en analysant les indicateurs qualité qui s’appliquent à son activité de formation professionnelle. Pour se préparer à la certification, des organismes comme Digi-Certif peuvent vous accompagner dans vos démarches de manière à vous assurer une réussite le jour de votre audit.
- La réalisation d’un audit de certification : l’organisme doit faire réaliser un audit de certification par un organisme certificateur accrédité. Cet audit permet de vérifier que l’organisme respecte bien les critères d’évaluation définis dans le référentiel national de qualité.
- L’obtention de la certification : si l’audit de certification est concluant, l’organisme obtient la certification Qualiopi pour une durée de trois ans.
- Le maintien de la certification : l’organisme doit réaliser des audits de suivi pour maintenir sa certification. Ces audits ont lieu tous les ans pour les deux premières années, puis tous les trois ans pour la troisième année.
Les modalités de mise en oeuvre de la certification
La certification Qualiopi est mise en œuvre selon des modalités précises qui garantissent l’impartialité, la compétence et l’indépendance des organismes certificateurs.
- Le choix de l’organisme certificateur : les organismes de formation professionnelle peuvent choisir librement leur organisme certificateur. Toutefois, l’organisme certificateur doit être accrédité par le Comité français d’accréditation (COFRAC) pour réaliser des audits de certification Qualiopi. Retrouvez ici notre guide des certificateurs pour choisir le meilleur organisme certificateur.
- Le déroulement de l’audit de certification : l’audit de certification Qualiopi est réalisé sur site, c’est-à-dire dans les locaux de l’organisme de formation professionnelle. Il s’agit d’un audit documentaire, mais également d’un audit sur pièces et sur site, qui permet de vérifier la conformité de l’organisme aux critères d’évaluation du référentiel national de qualité.
- Le coût de la certification : le coût de la certification Qualiopi est variable en fonction de l’organisme certificateur choisi et de la taille de l’organisme de formation professionnelle. Les coûts moyens se situent entre 1 500 et 2 000 euros pour un audit initial et entre 1 000 et 1 500 euros pour un audit de suivi.
- Les conséquences du non-respect des critères d’évaluation : si l’organisme de formation professionnelle ne respecte pas les critères d’évaluation du référentiel national de qualité, il ne peut pas obtenir la certification Qualiopi. Dans ce cas, il doit mettre en place des actions correctives pour se mettre en conformité avec les exigences du référentiel avant de solliciter une nouvelle certification.
Quel impact a eu la certification Qualiopi ?
Les craintes originelles
Quelques mois avant son adoption, la certification Qualiopi faisait planer une crainte quant à la pertinence du modèle, particulièrement dans un marché largement dominé par les Très Petites Entreprises (TPE), voire par les indépendants. Un certain nombre de détracteurs de la certification avançaient en effet que le coût supporté par l’organisme de formation était bien trop élevé, les contraignant à abandonner leur organisme de formation. Le secteur n’a pourtant pas connu de profonds bouleversements avec l’arrivée de Qualiopi, nous allons le voir.
L'adoption de la certification Qualiopi par les Organismes de Formation
Entre 2019 et 2022, l’adoption de la certification Qualiopi par les organismes de formation a connu une croissance importante, facilitée par une prolongation d’un an accordée en raison de la crise sanitaire liée au COVID 19. Rappelons en effet qu’initialement, l’obligation portait au 1er janvier 2021. Elle a finalement été reportée au 1er janvier 2022.
À la mi-2023, sur les 117 000 organismes de formation ayant soumis un BPF, plus de 42 000 avaient obtenu le label Qualiopi.
A noter que sur les 42.000 organismes de formation certifiés Qualiopi, ils n’étaient que 33.000 à la même période à solliciter des fonds publics et mutualisés, ce qui montre que de nombreux organismes se sont engagés dans la démarche Qualiopi pour des raisons autres que l’accès aux financements publics.
Le développement de Qualiopi a néanmoins engendré des conséquences sur l’organisation du marché de la formation, difficiles à quantifier. Parmi celles-ci, on note d’abord l’essor de la sous-traitance et du portage salarial, et ensuite l’émergence d’un marché dédié aux certificateurs et aux consultants spécialisés en Qualiopi.
Accompagnement à la certification
Au vu de la complexité d’accéder à la certification Qualiopi, de très nombreux cabinets se sont développés aidant les organismes de formation à accéder à la certification. Digi-Certif est l’un d’entre eux. Créée en 2020, la société a accompagné plus de 1.000 organismes de formation à passer la certification. On compte aujourd’hui trois principaux types d’accompagnement.
Le Kit Qualiopi
Il existe aujourd’hui plusieurs manières de se préparer à la certification Qualiopi, chacune offrant des avantages et des inconvénients. Le premier type d’accompagnement est le “kit Qualiopi”, qui est souvent l’option la plus basique et la moins coûteuse. Ce kit comprend une série de documents qui permettent de prouver la conformité aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) lors de l’audit documentaire. Des entreprises spécialisées fournissent ces kits pré-remplis avec des éléments de preuve standardisés. L’avantage principal de cette option est sa flexibilité et son coût modéré. Cependant, elle ne garantit pas la réussite de la certification, car il appartient aux utilisateurs d’adapter les documents à leur propre organisme de formation. Malheureusement, cela conduit souvent à des non-conformités et à un échec de la certification lorsque cette personnalisation est négligée.
La formation au RNQ
La deuxième option est la formation au Référentiel National Qualité (RNQ), qui offre un équilibre entre autonomie et accompagnement. Elle se compose généralement d’une à deux journées de formation, au cours desquelles un auditeur qualité présente et explique en détail chaque indicateur du RNQ. Cette formation procure une base solide pour gérer un système qualité, vous préparant non seulement à l’audit Qualiopi, mais aussi à l’administration générale d’un organisme de formation. Toutefois, comme avec le kit, cette option laisse la responsabilité de constituer le dossier au participant, ce qui n’apporte pas de garantie de succès lors de la certification finale.
L'accompagnement sur mesure
Enfin, l’accompagnement clés en main représente l’approche la plus complète pour obtenir la certification Qualiopi. Un auditeur dédié prend en charge l’élaboration complète du dossier, créant les documents nécessaires à la mise en place du système qualité selon les réponses fournies par l’entreprise. Le principal avantage de cette méthode est l’engagement sur le résultat, avec une certification garantie ou un remboursement. Bien que ce type d’accompagnement nécessite peu d’efforts de la part du client, il peut entraîner un manque de familiarité avec le système qualité mis en place. Il est donc essentiel de collaborer étroitement avec l’auditeur pour comprendre et intégrer pleinement les processus de qualité, garantissant ainsi une bonne gestion de la certification à long terme.
Avantages et limites de la certification Qualiopi
A quoi sert la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi intervient en remplacement de Datadock. Elle vise à débloquer l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle aux organismes de formation. Aussi, le principal intérêt de la certification Qualiopi est de permettre l’accès à ces financements. Toutefois, ce n’est pas le seul. La certification Qualiopi permet également de structurer votre activité de formation et de dégager une image positive aux parties prenantes avec lesquelles vous travaillez.
Les avantages pour les organismes de formation
La certification Qualiopi permet aux organismes de formation professionnelle de se différencier de la concurrence en offrant une garantie de qualité à leurs clients. Elle permet également d’améliorer la qualité de leurs prestations en identifiant les points forts et les points faibles de leur organisation. De plus, la certification Qualiopi peut faciliter l’accès à certains financements publics ou privés pour les organismes de formation professionnelle.
Les avantages pour les apprenants
La certification Qualiopi est un gage de qualité pour les clients des organismes de formation professionnelle. Elle leur permet de s’assurer que les formations proposées répondent à des critères de qualité précis et qu’elles seront dispensées par des formateurs compétents. De plus, la certification Qualiopi permet aux clients de faire financer les formations qu’ils suivent grâce au Compte Personnel de Formation (CPF) ou à d’autres dispositifs de financement.
Les limites de la certification Qualiopi
Le coût de la certification
Bien que les études réalisées à ce sujet montrent que le coût de la certification n’a pas altéré son adoption par les organismes de formation, il n’en demeure par moins que ce coût peut être contraignant pour les petits organismes de formation. En effet, certaines entreprises sont déclarées organismes de formation, avec un très faible volume de formation. Elles réalisent souvent leurs prestations de formation en parallèle d’un activité principale.
Pour ces organismes, le coût de la certification Qualiopi peut être un vrai frein au passage de celle-ci. Si bien que de nombreux entrepreneurs préfèrent abandonner leur activité de formation plutôt que de se lancer dans son passage sans avoir de certitude quant à la pérennité financière de leur activité de formation.
La qualité dans l'organisme de formation, mais pas la qualité des formations elles-mêmes
Les dispositifs de certification et de labellisation visent à attester de la qualité des processus mis en œuvre par les organismes de formation. L’audit se concentre donc sur l’organisation de l’organisme et sur les processus d’élaboration et de délivrance des formations, plutôt que d’examiner en détail le contenu de chaque action de formation.
Cela ne signifie pour autant pas que le référentiel Qualiopi soit étranger aux questions pédagogiques, puisqu’il garantit un cadre propice à des conditions de formation vertueuses. Pour reprendre une distinction propre au domaine de l’enseignement, le référentiel Qualiopi dispose d’indicateurs sur la « méthode pédagogique », mais ne traite pas de la « pratique pédagogique ».
La méthode pédagogique est abordée par divers indicateurs généralistes du référentiel, tels que :
- l’analyse des besoins du bénéficiaire en collaboration avec l’entreprise ou le financeur concerné ;
- la définition d’objectifs opérationnels et évaluables pour la prestation ;
- l’élaboration de contenus et de modalités de mise en œuvre adaptés aux objectifs et aux publics ;
- l’ajustement de la prestation, de l’accompagnement et du suivi en fonction des publics ;
- l’évaluation de la prestation par les publics ;
- la mise en place de mesures pour encourager l’engagement et prévenir les abandons ;
- et la fourniture de ressources pédagogiques ainsi que la réalisation d’une veille pédagogique.
La méthode pédagogique est également couverte par certains indicateurs spécifiques, notamment pour les centres de formation en alternance.
En revanche, la « pratique » pédagogique n’est pas incluse, car les auditeurs ne participent pas aux formations ni n’interagissent avec les stagiaires, contrairement à certaines approches de suivi utilisées par certains financeurs dans le cadre du pilotage des formations.
Avenir de la certification Qualiopi
La certification Qualiopi a été mise en place en janvier 2021 et son déploiement se poursuit progressivement. Toutefois, cette certification nationale de qualité pour les organismes de formation professionnelle est susceptible d’évoluer dans les années à venir.
Les évolutions possibles du socle actuel
La certification Qualiopi est un outil en constante évolution. Ainsi, il est possible que de nouveaux critères d’évaluation soient ajoutés à la certification dans les années à venir. De plus, la certification Qualiopi pourrait être adaptée pour s’adapter aux besoins spécifiques de certains secteurs d’activité. Enfin, la certification Qualiopi pourrait évoluer pour mieux prendre en compte les nouveaux modes de formation, tels que la formation à distance ou la formation en blended learning.
Dans son rapport d’octobre 2023, l’Inspection Générale des Affaires Sociales (IGAS) encourageait ainsi via sa toute première recommandation à faire évoluer le référentiel Qualiopi, à court terme en clarifiant certains indicateurs en particulier sur l’accompagnement des apprentis, et à moyen terme pour renforcer les exigences sur les méthodes pédagogiques notamment sur la formation à distance.
De plus, l’IGAS encourageait au développement d’un label Qualiopi « plus » pour les organismes de formation volontaires souhaitant renforcer leur démarche qualité.
L'avenir de Qualiopi
Actuellement, la certification Qualiopi concerne principalement les organismes de formation professionnelle. Toutefois, il est possible que cette certification soit étendue à d’autres acteurs du monde de la formation, tels que les établissements d’enseignement supérieur ou les entreprises proposant des formations en interne. De plus, la certification Qualiopi pourrait être étendue à d’autres pays européens, dans le cadre de la reconnaissance mutuelle des certifications de qualité.
En conclusion, la certification Qualiopi est un enjeu majeur pour les organismes de formation professionnelle en France. Cette certification permet de garantir la qualité des formations proposées et de renforcer la confiance des clients dans les prestataires de formation. Toutefois, la mise en conformité avec les exigences de la certification représente un coût financier et temporel important pour les organismes de formation.
Dans ce contexte, il est essentiel pour les organismes de formation de s’engager dans la mise en conformité avec les exigences de la certification Qualiopi. Cette certification est devenue un critère de choix pour les clients, qui privilégient les prestataires de formation ayant obtenu la certification. En outre, la certification Qualiopi peut être un véritable levier de développement pour les organismes de formation, en leur permettant d’améliorer la qualité de leurs formations et de renforcer leur compétitivité.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
