Pour de nombreux organismes de formation, se lancer dans la certification Qualiopi peut sembler complexe, et l’idée de passer un audit officiel est souvent source de stress. C’est pour cette raison que de plus en plus d’organismes optent pour un pré-audit. Ce processus permet d’anticiper les éventuelles non-conformités, de mieux comprendre les attentes de l’audit officiel, et d’augmenter ses chances d’obtenir la certification.
Dans cet article, nous vous partageons le témoignage d’un organisme de formation ayant récemment réalisé un pré-audit Qualiopi. Découvrez comment cette étape a permis à cette structure de se préparer efficacement et d’obtenir la certification avec succès.
Un premier contact rassurant
« Quand nous avons décidé de viser la certification Qualiopi, je dois avouer que nous étions quelque peu stressés », témoigne Julie, responsable d’un organisme de formation en reconversion professionnelle. « Les exigences de Qualiopi sont assez strictes et pour une structure de petite taille comme la nôtre, nous avions peur de ne pas être à la hauteur ».
Julie et son équipe ont donc décidé de faire appel à un consultant pour effectuer un pré-audit.
« Ce premier contact a été extrêmement rassurant. Le consultant nous a expliqué le déroulement de l’audit et les différents critères du référentiel Qualiopi. Il nous a montré comment chaque indicateur allait être évalué, ce qui nous a permis de comprendre ce que nous devions améliorer ».
La découverte des critères de Qualiopi
Durant le pré-audit, Julie a pu découvrir les sept critères principaux du référentiel Qualiopi, chacun comportant plusieurs indicateurs d’évaluation. « Le consultant a pris le temps de nous expliquer les critères un à un », raconte-t-elle. « Par exemple, l’un des critères porte sur l’adaptation des formations aux publics bénéficiaires. Nous pensions que nos formations étaient déjà bien adaptées mais grâce au pré-audit, nous avons réalisé que nous pouvions encore mieux personnaliser notre offre pour répondre aux besoins spécifiques de chaque apprenant ».
Le pré-audit a également permis à l’équipe de Julie de comprendre l’importance de l’évaluation des acquis des apprenants. « Nous avions déjà un système d’évaluation mais il était un peu flou », explique-t-elle. « Le consultant nous a aidés à mettre en place des outils plus précis pour mesurer les compétences acquises par nos apprenants et à formaliser les procédures de suivi ».
Identification des non-conformités potentielles
« Le pré-audit nous a aussi permis d’identifier les non-conformités potentielles », explique Julie. Lors d’un audit Qualiopi, les non-conformités peuvent être de deux types : mineures ou majeures. Les non-conformités majeures nécessitent une action corrective importante tandis que les non- conformités mineures sont plus simples à résoudre. « Nous avons découvert plusieurs non- conformités mineures, notamment dans notre documentation administrative », précise Julie.
« Notre consultant nous a montré comment améliorer nos processus internes pour éviter ces erreurs ». Une autre non-conformité portait sur la gestion des réclamations.
« Nous avions un système informel de gestion des réclamations mais il n’était pas document », admet Julie. « Grâce au pré-audit, nous avons mis en place une procédure formelle pour recueillir, analyser et traiter les réclamations, ce qui nous a permis de mieux nous préparer pour l’audit officiel ».
Mise en place des actions correctives
Une fois les non-conformités identifiées, Julie et son équipe ont mis en place des actions correctives pour se conformer aux exigences de Qualiopi. « Nous avons révisé notre manuel qualité et avons créé des procédures pour structurer notre approche », explique-t-elle. « Cela nous a pris du temps mais nous savions que chaque amélioration allait renforcer la qualité de notre organisme ». Par exemple, pour répondre aux critères relatifs à la satisfaction des apprenants, Julie a instauré un questionnaire de satisfaction à la fin de chaque formation ainsi qu’un suivi trois mois après la fin de la formation pour mesurer l’efficacité des compétences acquises dans la vie professionnelle des apprenants. « Ces actions ont non seulement amélioré nos pratiques mais elles nous ont aussi permis de recueillir des retours très utiles pour améliorer nos programmes », ajoute Julie.
Le jour de l’audit officiel
Après le pré-audit, Julie et son équipe se sentaient beaucoup plus confiants pour l’audit officiel.
« Nous savions exactement à quoi nous attendre », confie-t-elle. « Le jour de l’audit, nous étions
prêts. Nous avions toutes nos procédures bien documentées et nous étions confiants dans notre
capacité à répondre aux questions de l’auditeur ». Le pré-audit a permis à Julie de gagner du temps et de réduire son niveau de stress. « L’auditeur a été très satisfait de nos réponses et de notre organisation », se réjouit-elle. « Grâce au pré-audit, nous avons réussi à obtenir la certification Qualiopi sans aucun problème ».
Les bénéfices d’un pré-audit pour les organismes de formation
Julie est convaincue que le pré-audit a été un élément clé dans l’obtention de la certification Qualiopi. « Je recommande à tous les organismes de formation de passer par un pré-audit », affirme-t-elle. « Cela peut sembler un investissement supplémentaire mais les bénéfices sont bien réels ».
Le pré-audit a non seulement aidé son organisme à obtenir la certification mais il a également contribué à améliorer la qualité de ses prestations de formation. « Nous avons mis en place des procédures plus rigoureuses, ce qui nous permet aujourd’hui de mieux accompagner nos apprenants et de répondre aux attentes de Qualiopi », explique-t-elle. « Le pré-audit a également renforcé notre crédibilité auprès de nos clients et de nos partenaires ».
Conclusion
Le témoignage de Julie illustre bien l’importance d’un pré-audit dans le processus de certification Qualiopi. En identifiant les non-conformités potentielles et en mettant en place des actions correctives, les organismes de formation peuvent anticiper l’audit officiel en toute sérénité. Le pré- audit permet également de renforcer la qualité des prestations, d’améliorer la satisfaction des apprenants et de renforcer la crédibilité de l’organisme.
Pour les organismes de formation, le pré-audit est un investissement stratégique qui offre des avantages concrets. Il facilite l’obtention de la certification Qualiopi, tout en permettant de professionnaliser davantage les pratiques internes. En somme, un pré-audit est une étape incontournable pour les organismes souhaitant garantir un haut niveau de qualité et répondre aux exigences croissantes du marché de la formation.
Après avoir prêté serment en tant qu’avocate, à l’issue d’un parcours tourné vers le droit des affaires, Marie Ange évolue désormais en tant que DAF au sein de Digi-Certif.
