La certification Qualiopi est une démarche essentielle pour les organismes de formation qui souhaitent garantir la qualité de leurs services et accéder aux financements publics. Délivrée selon un référentiel qualité rigoureux, elle vise à structurer les processus internes et à assurer un niveau élevé de transparence pour les bénéficiaires et financeurs. Mais obtenir la certification repose sur des informations administratives précises, notamment le numéro de SIRET et le numéro de déclaration d’activité (NDA).
Pour rappel, le numéro SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Etablissements) est une combinaison unique de 14 chiffres qui identifie chaque établissement d’une entreprise en France. Ce numéro se compose du SIREN (identifiant de l’entreprise) et d’un NIC (Numéro Interne de Classement) pour chaque établissement. Dans le cadre de Qualiopi, le SIRET de l’établissement déclarant est utilisé pour identifier le site principal, et des SIRET additionnels peuvent être liés en cas de certification multisite.
Le numéro de déclaration d’activité (NDA) est quant à lui délivré par les services régionaux de contrôle et atteste de la reconnaissance de l’organisme en tant que prestataire de formation. Ce numéro est attaché au SIREN de l’organisme et est indispensable pour obtenir la certification Qualiopi.
Mais qu’en est-il lorsqu’un organisme modifie ses informations administratives, notamment le SIRET ? La certification Qualiopi étant attachée à des données précises, un changement de SIRET n’est pas sans conséquence et doit être signalé pour éviter les problèmes de reconnaissance de l’organisme et la validité de sa certification. Cet article explore les démarches à suivre et les répercussions en cas de changement de SIRET.
Comprendre le lien entre le SIRET, le NDA et la certification Qualiopi
Le rôle du SIRET et du SIREN dans la certification Qualiopi
La certification Qualiopi est rattachée au numéro de déclaration d’activité (NDA), qui identifie l’organisme de formation auprès de l’État. Ce NDA est, à son tour, attaché au SIREN de l’organisme, une donnée unique qui correspond à l’identité juridique de la société. Chaque établissement rattaché à un SIREN dispose d’un SIRET unique, lequel précise l’implantation géographique de chaque site.
Ce système signifie que Qualiopi reconnaît l’organisme de formation à travers le SIREN et que le SIRET est utilisé pour désigner l’établissement principal (ou déclarant) ainsi que les éventuels sites additionnels en cas de certification multisite. Par conséquent, tout changement de SIRET, en particulier du SIRET déclarant, doit être notifié au certificateur pour garantir la continuité de la certification.
Certification Qualiopi : Monosite et Multisite
Dans le cas d’une certification Qualiopi, un organisme peut être certifié en tant que monosite ou multisite. Pour les structures multisites, le SIRET du site principal (établissement déclarant) est essentiel pour la validation de l’ensemble de la certification. En effet, un changement dans le SIRET déclarant affecte l’identité de l’organisme pour les services de l’État, et un site nouvellement ajouté devra être audité.
Lorsque le SIRET change pour un établissement non-déclarant dans le cadre d’une certification multisite, il est aussi crucial de le notifier, car chaque établissement est pris en compte pour l’échantillonnage et les audits de surveillance.
Démarches à suivre en cas de changement de SIRET
Déclarer le changement de SIRET auprès du certificateur
Lorsqu’un changement de SIRET se produit, il est impératif de le signaler immédiatement au certificateur. La charte Qualiopi impose une transparence totale concernant les modifications administratives de l’organisme de formation pour que la certification reste valide. Si l’organisme omet de déclarer ce changement, le SIRET risque de ne plus être reconnu par les services de l’État et par l’organisme certificateur, ce qui pourrait compromettre la validité de la certification.
Le certificateur mettra alors à jour le certificat avec le nouveau SIRET, ce qui garantit que l’organisme figure correctement sur la liste publique des organismes certifiés Qualiopi. En cas de déménagement impliquant un nouveau SIRET (comme un transfert d’établissement principal vers une autre région), cette déclaration est essentielle, car cela pourrait impliquer une mise à jour du NDA.
Cas spécifiques et implications pour l’audit de surveillance
Si l’établissement principal, ou déclarant, change de SIRET, le certificateur pourrait exiger un audit supplémentaire. Dans le cas d’un organisme multisite, chaque nouveau site intégré doit être audité, conformément aux exigences de la certification Qualiopi. Cet audit supplémentaire permet de s’assurer que les pratiques qualité sont maintenues sur tous les sites certifiés.
Les modifications importantes, comme un changement de SIRET pour l’établissement déclarant, peuvent engendrer un avenant au contrat de certification, et un audit de surveillance pourrait être programmé pour confirmer la conformité des processus de l’organisme.
En cas de changement de SIRET, il est primordial de notifier immédiatement le certificateur pour éviter toute non-conformité. Le SIRET de l’établissement principal est essentiel pour garantir la validité et la reconnaissance de la certification Qualiopi. Les organismes certifiés doivent donc être rigoureux et transparents en signalant ces changements pour assurer la continuité de leur certification.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
