La certification Qualiopi est devenue un incontournable pour les organismes de formation en France. Que vous soyez dirigeant d’un centre de formation, formateur indépendant, ou responsable qualité, comprendre Qualiopi est essentiel pour assurer la conformité de votre organisme et accéder aux financements publics. Ce tutoriel en 10 minutes, conçu pour être simple et efficace, vous guidera à travers les éléments clés de la certification Qualiopi. Accompagné d’une vidéo de présentation, cet article vous donnera les bases pour démystifier Qualiopi et vous lancer sereinement dans votre démarche de certification.
Qualiopi c'est quoi ?
La certification Qualiopi est une reconnaissance officielle de la qualité des organismes de formation en France. Créée pour garantir le respect de standards qualité élevés dans le secteur de la formation professionnelle, elle s’adresse aux organismes de formation, Centres de Bilan de Compétences (CBC), Centres de Formation d’Apprentis (CFA), et aux prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). L’objectif de Qualiopi est de rendre plus lisible l’offre de formation et de permettre aux bénéficiaires de choisir un prestataire de qualité, engagé dans une démarche de transparence et de satisfaction client.
Mais pourquoi cette certification est-elle si importante ? Parce qu’elle est désormais obligatoire pour bénéficier des financements publics. Que ce soit pour les OPCO, le CPF (Compte Personnel de Formation), ou d’autres financements publics, Qualiopi est indispensable pour que les fonds publics soient mobilisés au profit des apprenants. Cela fait de la certification un passage obligatoire pour les organismes de formation souhaitant maintenir ou développer leurs activités.
Qualiopi repose sur un Référentiel National Qualité (RNQ), structuré autour de 7 critères et de 32 indicateurs spécifiques, que les organismes doivent respecter. Ces critères couvrent tous les aspects de l’activité d’un prestataire, de l’accueil des apprenants jusqu’à l’amélioration continue des formations. L’obtention de Qualiopi se fait après un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité, qui s’assure que l’organisme candidat respecte bien les exigences du RNQ.
En résumé, Qualiopi est un gage de qualité et de fiabilité pour les apprenants et les financeurs. Elle atteste que l’organisme a mis en place des procédures de suivi, d’évaluation, et d’amélioration continue, et qu’il s’engage à respecter des standards de qualité élevés. Pour les organismes, c’est un moyen de prouver leur sérieux et de renforcer leur crédibilité sur le marché de la formation.
Pourquoi passer Qualiopi
La certification Qualiopi est bien plus qu’un simple label qualité : elle est devenue une condition incontournable pour accéder aux fonds publics et mutualisés. En effet, depuis janvier 2022, seuls les organismes de formation certifiés Qualiopi peuvent bénéficier des financements publics, tels que ceux des OPCO (Opérateurs de Compétences), du CPF (Compte Personnel de Formation), de Pôle Emploi, et d’autres dispositifs nationaux et régionaux. Ces financements permettent de rendre la formation plus accessible pour les bénéficiaires tout en contribuant au développement de l’activité des organismes de formation.
Aucune prestation de formation délivrée
Les fonds publics jouent un rôle majeur dans le secteur de la formation professionnelle en France. Grâce à ces financements, les formations sont accessibles à un plus large public, notamment aux salariés, aux demandeurs d’emploi, et aux personnes en reconversion professionnelle. Les OPCO, par exemple, prennent en charge une partie des coûts de formation pour les entreprises, facilitant ainsi l’accessibilité aux formations qualifiantes. De leur côté, le CPF permet à chaque individu de financer tout ou partie de sa formation en fonction de ses droits acquis, indépendamment de sa situation professionnelle.
Pour les organismes de formation, avoir accès à ces fonds publics est essentiel pour développer leur activité et toucher un public plus vaste. En étant certifié Qualiopi, un organisme devient éligible à ces financements, ce qui représente un avantage concurrentiel important sur un marché de la formation de plus en plus compétitif. En effet, sans la certification Qualiopi, un organisme ne pourrait que très difficilement se maintenir dans un secteur où l’accès au financement public est devenu un enjeu stratégique.
Un argument de différenciation pour attirer les clients
Outre l’accès aux fonds publics, Qualiopi est également un gage de qualité aux yeux des apprenants, des financeurs et des entreprises. Obtenir la certification montre que l’organisme de formation respecte des standards élevés en matière de pédagogie, de suivi des apprenants, de gestion de la satisfaction, et d’amélioration continue. Dans un marché où les apprenants et les entreprises cherchent des prestataires de confiance, Qualiopi devient un argument de différenciation fort.
Les organismes de formation certifiés peuvent afficher cette certification comme un label de qualité, rassurant ainsi leurs clients sur leur professionnalisme et leur engagement dans une démarche d’amélioration constante. Cela peut être décisif lors du choix d’un prestataire, surtout dans un secteur de plus en plus concurrentiel où la qualité de la formation est un critère clé pour les bénéficiaires et les financeurs.
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
Le processus pour obtenir la certification Qualiopi peut sembler complexe, mais en suivant une série d’étapes bien définies, vous pouvez vous préparer efficacement à réussir votre audit. Voici un aperçu des étapes principales pour vous guider vers l’obtention de Qualiopi.
Préparer votre organisme de formation
Avant même de démarrer le processus de certification, il est essentiel de réaliser un état des lieux de vos pratiques actuelles en matière de qualité. La première étape consiste à :
- Analyser votre conformité avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
- Mettre en place ou ajuster vos processus internes pour qu’ils répondent aux 7 critères et aux 32 indicateurs du RNQ. Cela inclut la gestion de la satisfaction des apprenants, la qualité de l’accueil et de l’information, la conformité des parcours de formation, et l’engagement dans une démarche d’amélioration continue.
- Documenter vos pratiques : La traçabilité et l’organisation des documents sont primordiales. Un manuel qualité, bien que non obligatoire, peut être utile pour structurer vos processus et présenter clairement vos pratiques lors de l’audit
Choisir un organisme certificateur accrédité
Une fois votre organisme prêt, vous devrez choisir un organisme certificateur accrédité par le Comité Français d’Accréditation (Cofrac). Ces organismes sont les seuls habilités à délivrer la certification Qualiopi. Prenez le temps de comparer les services et tarifs des différents organismes, et choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre calendrier.
Une fois le contrat signé, le certificateur vous fournira un calendrier prévisionnel et des informations sur le déroulement de l’audit.
Préparer l’audit Qualiopi
L’audit est l’étape clé de la certification Qualiopi. Pour le réussir, vous devez préparer en amont les documents et preuves nécessaires pour chaque critère du RNQ. Voici quelques points essentiels :
- Rassemblez les éléments de preuves pour chaque indicateur, telles que les fiches de suivi des apprenants, les procédures d’évaluation, et les retours de satisfaction.
- Organisez vos documents pour faciliter la consultation par l’auditeur le jour de l’audit.
- Briefez votre équipe sur les attentes de l’auditeur, en particulier si plusieurs personnes sont impliquées dans le processus de formation et de gestion de la qualité.
Passer l’audit et suivre les recommandations
Le jour de l’audit, l’auditeur analysera vos pratiques et vérifiera que vous respectez les exigences du RNQ. Cet audit peut se dérouler sur site ou à distance, selon les modalités choisies.
À l’issue de l’audit, vous recevrez un rapport d’audit contenant les points de conformité et, si nécessaire, des recommandations d’amélioration. En cas de non-conformité mineure, vous aurez un délai pour corriger les points soulevés et envoyer les preuves des actions correctives.
Obtenir la certification et maintenir la conformité
Si l’audit est concluant, vous obtiendrez la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours pour vérifier le maintien de vos pratiques de qualité. Gardez en tête que la certification nécessite un engagement continu ; il est essentiel de maintenir et actualiser vos pratiques tout au long de la période de certification.
En résumé, obtenir la certification Qualiopi demande une préparation méthodique et une organisation rigoureuse. En suivant ces étapes, vous maximisez vos chances de réussite et vous engagez dans une démarche de qualité reconnue par l’ensemble des financeurs publics.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
