Dans le paysage de la formation professionnelle française, la certification Qualiopi s’impose comme une norme incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics ou mutualisés. Cette certification vise à garantir la qualité des prestations de formation en renforçant la transparence et la fiabilité des services offerts. Avec la mise en place de Qualiopi, les prestataires d’action concourant au développement des compétences doivent s’assurer que l’ensemble de leurs prestations respecte le Référentiel National Qualité (RNQ).
La sous-traitance occupe une place importante dans ce cadre, permettant aux organismes de formation d’externaliser la délivrance de leur formation et de diversifier leur offre de services. Cependant, elle doit être rigoureusement encadrée pour garantir la conformité aux exigences de Qualiopi, ce qui inclut une vérification minutieuse du respect des normes par les sous-traitants.
Dans le domaine de la formation professionnelle, la sous-traitance se définit comme l’externalisation de tout ou partie de l’activité (conception, animation, évaluation du programme de formation…) d’un prestataire (organisme de formation, prestataire de VAE, Centre de Bilan de Compétences, CFA…) à un sous traitant. Le plus souvent, un organisme de formation donneur d’ordre mandate un autre organisme pour délivrer la prestation de formation à sa place et pour son compte.
Cet article a pour but de vous éclairer sur la manière dont la sous-traitance doit être appréhendée et mise en œuvre dans le contexte de la certification Qualiopi. Nous vous expliquerons le cadre réglementaire à respecter, les éléments essentiels à inclure dans un contrat de sous-traitance, et nous vous fournirons un modèle de contrat à télécharger pour vous accompagner dans cette démarche.
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Table des matières
Comprendre la Sous-traitance dans Qualiopi
Le premier intérêt de Qualiopi est incontestablement l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle. C’est la raison d’être de la certification et c’est incontestablement son atout majeur.
Définition et rôle de la sous-traitance
La sous-traitance, dans le cadre de la formation professionnelle, est une pratique très répandue par laquelle un organisme de formation, dit “donneur d’ordre”, confie à une autre entité, le “sous-traitant”, la réalisation d’une partie de ses prestations. Ce processus permet aux organismes de formation d’accéder à des compétences externes, d’élargir leur catalogue de formations et d’améliorer leur flexibilité opérationnelle. Grâce à la sous-traitance, les organismes peuvent également se concentrer à leur cœur de métier tout en s’appuyant sur des experts pour des interventions spécialisées.
Cependant, la sous-traitance ne se résume pas à un simple transfert de responsabilité. Elle implique une collaboration étroite entre le donneur d’ordre et le sous-traitant, où le premier doit s’assurer que le second respecte les normes de qualité du RNQ et de conformité requises par le cadre légal et réglementaire en vigueur.
Exigences de l'indicateur 27 du Référentiel National Qualité
L’indicateur 27 du Référentiel National Qualité souligne l’importance de la conformité lors du recours à la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi. Selon cet indicateur, lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il doit garantir que le sous-traitant respecte pleinement les exigences du référentiel.
Le niveau attendu par cet indicateur est la capacité du prestataire principal à démontrer les mesures mises en place pour vérifier cette conformité. Cela implique :
- Sélection rigoureuse des sous-traitants : Le prestataire doit choisir des partenaires capables de respecter les critères de qualité établis par le référentiel.
- Mise en place de procédures de contrôle : Le prestataire doit instaurer des mécanismes pour évaluer et surveiller la conformité des sous-traitants tout au long de leur intervention.
- Documentation et preuves : Il est essentiel de conserver des preuves documentées attestant que le sous-traitant adhère aux normes exigées, afin de pouvoir justifier la conformité en cas d’audit.
En veillant au respect de ces exigences, les organismes de formation peuvent s’assurer que la qualité de leur offre reste intacte, même lorsque certaines prestations sont externalisées. Cela contribue à maintenir la réputation de l’organisme et à garantir une expérience de formation optimale pour les bénéficiaires.
Cadre Réglementaire de la Sous-traitance
Résumé du Décret du 28 Décembre 2023
Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 introduit plusieurs mesures visant à encadrer la sous-traitance dans le domaine de la formation professionnelle, dans le cadre de la certification Qualiopi. Ce texte précise les conditions sous lesquelles les organismes de formation peuvent recourir à la sous-traitance tout en garantissant le respect des normes de qualité et de conformité. Il stipule que tout contrat de sous-traitance doit être formalisé par écrit et inclure des informations détaillées sur les missions confiées, le contenu des formations, les moyens mobilisés, ainsi que les conditions de réalisation et de suivi.
Le décret met également l’accent sur la transparence et la lutte contre la fraude en introduisant des obligations de communication entre les prestataires et la Caisse des dépôts et consignations, qui joue un rôle central dans le contrôle et la régulation de la sous-traitance dans le cadre de la formation professionnelle.
Impact du Décret sur les Pratiques de Sous-traitance
L’impact de ce décret sur les pratiques de sous-traitance est significatif. Il impose aux organismes de formation de renforcer leur rigueur dans la sélection et la gestion de leurs sous-traitants. Désormais, les prestataires doivent s’assurer que leurs sous-traitants ne sont pas eux-mêmes sous-traitants, et qu’ils ne font pas l’objet de déréférencements temporaires, ce qui pourrait compromettre la conformité globale de l’organisme.
Le décret introduit également des mesures de sanctions pour les manquements graves aux engagements souscrits, permettant à la Caisse des dépôts et consignations de suspendre les paiements et le référencement des prestataires non conformes. Ces mesures visent à assurer un haut niveau de qualité et à protéger les intérêts publics.
Détails de l'Arrêté du 3 Janvier 2024 sur les Plafonds de Sous-traitance
L’arrêté du 3 janvier 2024 vient compléter le décret en fixant un plafond pour la sous-traitance dans le cadre des formations professionnelles. Ce plafond est fixé à 80 % du chiffre d’affaires réalisé par un prestataire sur la plateforme dématérialisée « MonCompteFormation » au cours d’une année civile. Cela signifie que les organismes de formation doivent maintenir au moins 20 % de leurs prestations en interne, assurant ainsi une certaine indépendance et expertise propre.
Pour l’année 2024, le calcul du plafond se fera en prenant en compte le chiffre d’affaires réalisé du 1er avril au 31 décembre 2024. Cette disposition transitoire permet aux organismes de s’adapter progressivement à cette nouvelle réglementation.
Ces mesures visent à garantir que les prestataires restent impliqués directement dans la formation et conservent une expertise suffisante, tout en permettant un recours raisonné à la sous-traitance pour des compétences spécialisées.
Le Contrat de Sous-traitance
Les Éléments Essentiels à Inclure dans un Contrat de Sous-traitance
Un contrat de sous-traitance dans le cadre de la formation professionnelle doit être soigneusement rédigé pour garantir la clarté et la conformité. Voici les éléments essentiels à inclure dans un tel contrat :
- Identification des Parties : Le contrat doit commencer par l’identification complète du donneur d’ordre (organisme de formation) et du sous-traitant. Cela inclut les noms, adresses, numéros SIRET, et les représentants légaux de chaque partie.
- Objet du Contrat : Il est crucial de définir clairement l’objet du contrat, c’est-à-dire les prestations de formation qui seront réalisées par le sous-traitant. Cette section doit détailler les missions spécifiques confiées.
- Contenu et Sanction de la Formation : Le contrat doit préciser le contenu des formations, les méthodes pédagogiques employées, et les modalités d’évaluation des compétences acquises. Il doit également indiquer comment les résultats seront sanctionnés (certification, attestation, etc.).
- Moyens Mobilisés : Les ressources humaines, matérielles et pédagogiques mises à disposition par le sous-traitant doivent être clairement définies, garantissant que ces moyens sont suffisants pour atteindre les objectifs fixés.
- Conditions de Réalisation et de Suivi : Cette section précise les modalités pratiques de réalisation des formations, y compris les lieux, dates, horaires, ainsi que les procédures de suivi et de reporting à l’organisme de formation.
- Durée et Période de Réalisation : Le contrat doit indiquer la durée du partenariat et les périodes pendant lesquelles les formations seront réalisées.
- Montant et Modalités de Paiement : Le coût total des prestations doit être clairement défini, ainsi que les modalités et échéances de paiement.
- Clauses de Confidentialité et de Non-concurrence : Pour protéger les informations sensibles et éviter les conflits d’intérêts, il est important d’inclure des clauses de confidentialité et de non-concurrence.
- Conditions de Résiliation : Le contrat doit préciser les conditions sous lesquelles chaque partie peut mettre fin à l’accord, y compris en cas de manquement aux obligations contractuelles.
Importance du Respect des Obligations Légales et Réglementaires
Le respect des obligations légales et réglementaires dans le cadre de la sous-traitance est crucial pour assurer la conformité à la certification Qualiopi. Les organismes de formation doivent veiller à ce que leurs sous-traitants respectent les normes de qualité et les exigences du Référentiel National Qualité.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des conséquences graves, telles que la suspension des paiements, le déréférencement de l’organisme sur les plateformes de financement, et des sanctions légales. Il est donc essentiel que chaque partie comprenne et accepte ses responsabilités, et que toutes les dispositions nécessaires soient prises pour garantir la conformité du sous-traitant tout au long de sa mission.
En assurant un cadre contractuel solide et conforme, les organismes de formation peuvent maintenir leur réputation et offrir des services de haute qualité à leurs apprenants.
La conformité aux exigences de la certification Qualiopi est essentielle pour les organismes de formation qui souhaitent maintenir leur accès aux financements publics et mutualisés. Le recours à la sous-traitance, bien qu’offrant des opportunités d’élargir l’offre de formation et d’accéder à des compétences spécialisées, doit être rigoureusement encadré pour garantir le respect des normes de qualité et de conformité établies par le Référentiel National Qualité.
Le non-respect des obligations légales et réglementaires peut entraîner des conséquences sévères, telles que la suspension des paiements par la Caisse des dépôts et consignations, des sanctions, voire le déréférencement temporaire de l’organisme de formation. Ces mesures soulignent l’importance pour les prestataires de s’assurer que leurs sous-traitants respectent scrupuleusement les critères de qualité et de conformité.
Pour faciliter cette démarche, nous mettons à votre disposition un modèle de contrat de sous-traitance à télécharger. Ce modèle inclut tous les éléments essentiels pour garantir un cadre juridique clair et conforme. En utilisant ce modèle, les organismes de formation peuvent non seulement protéger leurs intérêts, mais aussi assurer une collaboration fructueuse et transparente avec leurs sous-traitants.
Nous vous encourageons à personnaliser ce modèle selon vos besoins spécifiques tout en veillant à ce qu’il reste conforme aux exigences légales et réglementaires en vigueur. En adoptant des pratiques de sous-traitance responsables et conformes, vous contribuerez à maintenir un haut niveau de qualité dans le domaine de la formation professionnelle, renforçant ainsi la confiance de vos partenaires et de vos apprenants.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
