Vous êtes en phase de passer la certification Qualiopi et vous demandez à quoi ressemble un rapport de non conformité ? Vous êtes au bon endroit !
Digi-Certif est une société spécialisée dans l’accompagnement administratif et qualité des organismes de formation. Depuis notre création, nous avons amené plus de 1.000 organismes de formation vers la certification Qualiopi. Alors, autant dire que les rapports de conformité, ça nous connaît !
Nous vous mettrons ici à disposition deux documents. D’abord le rapport d’audit qui est un compte rendu succinct de ce qui s’est déroulé pendant l’audit. Puis un rapport de non conformité qui rentre plus en détails sur les observations de l’auditeur.
Prêts à tout comprendre ?
Alors c’est parti !
Table des matières
LE RAPPORT D'AUDIT
Le rapport d’audit Qualiopi est un document capital du processus de certification des organismes de formation. Il constitue une synthèse des conclusions de l’audit, offrant une vue d’ensemble sur la conformité de l’organisme aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce rapport, bien que succinct, joue un rôle fondamental dans la validation de la démarche qualité de l’organisme audité.
La Structure du Rapport d'Audit
Le rapport d’audit Qualiopi est généralement structuré en plusieurs sections clés. Il commence par une introduction qui présente le contexte de l’audit, y compris les dates de l’audit, les noms des auditeurs et les objectifs de la mission. Cette section peut également inclure des informations sur le périmètre de l’audit, c’est-à-dire les domaines d’activité ou les sites de l’organisme qui ont été examinés.
La partie centrale du rapport est dédiée aux conclusions de l’audit. Ici, les auditeurs résument leurs observations et évaluations, en indiquant si l’organisme satisfait aux critères du RNQ. Les conclusions sont souvent présentées sous forme de tableau ou de liste, facilitant ainsi la lecture et la compréhension rapide des résultats de l’audit. Chaque critère du référentiel est passé en revue, et un commentaire succinct est fourni pour indiquer le niveau de conformité observé.
L'Importance de la Synthèse
Une des caractéristiques distinctives du rapport d’audit Qualiopi est sa concision. Contrairement au rapport de non-conformité, le rapport d’audit vise à fournir un aperçu rapide et clair des performances de l’organisme. Cette synthèse est essentielle pour les décideurs, qui peuvent ainsi évaluer rapidement la situation globale sans avoir à entrer dans les détails techniques.
La synthèse inclut également une évaluation globale de la conformité de l’organisme. Cette évaluation peut prendre la forme d’un score ou d’un jugement qualitatif, tel que “conforme”, “partiellement conforme” ou “non conforme”. En cas de conformité, le rapport peut recommander la certification immédiate. Si des non-conformités mineures sont identifiées, le rapport peut inclure des recommandations pour des améliorations, tout en suggérant la certification sous réserve de la mise en œuvre des actions correctives nécessaires.
Conclusion et Suivi
La dernière partie du rapport d’audit Qualiopi est souvent consacrée aux conclusions finales et aux étapes suivantes. Si l’audit est concluant, cette section précisera les démarches à suivre pour finaliser la certification. En cas de non-conformité, des instructions seront fournies concernant les actions correctives à entreprendre et les délais pour leur mise en œuvre. Il est également précisé le périmètre de l’audit de surveillance à venir.
Rôle du Rapport d'Audit
Le rapport d’audit Qualiopi ne se contente pas de dresser un état des lieux de la conformité de l’organisme. Il joue également un rôle pédagogique en sensibilisant les responsables de l’organisme aux points forts et aux axes d’amélioration de leur système qualité. En fournissant des commentaires clairs et constructifs, le rapport aide les organismes à comprendre les exigences du RNQ et à identifier les actions nécessaires pour maintenir ou améliorer leur niveau de conformité.
De plus, ce rapport constitue un document de référence pour les auditeurs lors des audits de suivi ou des audits de renouvellement. Il permet de tracer l’historique des évaluations et des améliorations apportées, assurant ainsi une continuité et une cohérence dans le processus de certification.
Ils délivrent la certification Qualiopi :
LE RAPPORT DE NON-CONFORMITÉ
Le rapport de non-conformité est un document détaillé et crucial dans le processus d’audit Qualiopi. Contrairement au rapport d’audit, qui offre une synthèse générale, le rapport de non-conformité se concentre spécifiquement sur les écarts identifiés par rapport aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce document explique en profondeur chaque non-conformité relevée, fournissant des détails précis et des recommandations pour leur correction.
Structure du rapport de non-conformité
Le rapport de non-conformité est structuré de manière à offrir une clarté maximale sur les points à améliorer. Il commence généralement par une introduction qui rappelle le contexte de l’audit et les objectifs de l’évaluation. Cette section inclut également des informations sur les dates de l’audit, les noms des auditeurs et le périmètre de l’audit, permettant de situer les non-conformités dans un cadre précis.
Identification et Description des Non-Conformités
La section principale du rapport est dédiée à l’identification et à la description des non-conformités. Chaque non-conformité est présentée de manière distincte, avec un titre et un numéro de référence pour faciliter le suivi. La description inclut les critères spécifiques du RNQ auxquels l’organisme ne se conforme pas, accompagnée d’une explication détaillée de la nature de l’écart. Cette explication couvre les aspects suivants :
- Constat : Une description factuelle de ce qui a été observé lors de l’audit. Cela peut inclure des exemples concrets, des citations de documents ou des observations des pratiques de l’organisme.
- Impact : Une analyse des conséquences potentielles de la non-conformité sur la qualité des services fournis par l’organisme. Cela permet de comprendre l’importance de l’écart et la nécessité de sa correction.
- Exigence du RNQ : Un rappel de l’exigence spécifique du référentiel qui n’a pas été respectée, permettant de situer clairement la non-conformité par rapport aux standards attendus.
Recommandations et Actions Correctives
Pour chaque non-conformité identifiée, le rapport fournit des recommandations précises pour la correction. Ces recommandations sont conçues pour guider l’organisme dans la mise en œuvre d’actions correctives efficaces. Elles incluent souvent des suggestions pratiques et des exemples de bonnes pratiques pour aider l’organisme à se conformer aux exigences du RNQ.
Les actions correctives recommandées sont accompagnées de délais suggérés pour leur mise en œuvre. Cela permet à l’organisme de planifier et de prioriser les améliorations nécessaires de manière structurée et réaliste. L’audit de surveillance qui intervient un an et demi après l’audit initial vise aussi à constater le bon traitement des non conformités déclarées lors de l’audit initial.
Conclusion et Suivi
La dernière section du rapport de non-conformité résume les principales observations et les prochaines étapes. Si des non-conformités majeures ont été identifiées, cette section précisera les conditions à remplir pour obtenir ou maintenir la certification Qualiopi. Les auditeurs peuvent également fournir des conseils supplémentaires pour aider l’organisme à améliorer son système de gestion de la qualité de manière continue.
Rôle du Rapport de Non-Conformité
Le rapport de non-conformité joue un rôle crucial dans le processus de certification Qualiopi. Il ne se contente pas de pointer les écarts par rapport aux normes, mais il fournit également une feuille de route détaillée pour l’amélioration. En offrant des explications claires et des recommandations concrètes, ce rapport aide les organismes de formation à comprendre les attentes du RNQ et à identifier les actions nécessaires pour atteindre la conformité.
De plus, ce rapport est un outil précieux pour la gestion de la qualité au sein de l’organisme. Il permet de documenter les écarts et les actions correctives, assurant ainsi un suivi rigoureux et une amélioration continue. En intégrant les enseignements tirés du rapport de non-conformité dans leur processus de gestion de la qualité, les organismes peuvent renforcer leur conformité aux normes et améliorer la qualité de leurs services.
Benoît Boitard est fondateur de Digi-Certif. Diplômé de Sciences Po Paris, spécialité management et qualité au sein des organisations, il est auditeur Qualiopi et responsable qualité au sein de plusieurs organismes de formations depuis 2020.
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Digi-Certif : la référence en France dans l'accompagnement Qualiopi
Avec près de 1.000 organismes de formations accompagnés vers la certification Qualiopi, Digi-Certif est la référence en matière d’accompagnement des organismes de formation. Situés en plein coeur de Marseille, à deux pas du Vieux Port, nous sommes fiers de compter plusieurs centaines d’organismes de formation préparés avec brio au passage de leur certification.
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